En företagsbudget blir användbar när du kan förklara varför pengarna på kontot skiljer sig från det belopp du förväntade dig. I ett nytt tjänsteföretag kan en sen kundbetalning och en dyrare leverantörsfaktura ändra nästa månads inköpsbeslut. Det här räkneexemplet följer en sådan förändring under de första tre månaderna.
Alla belopp är påhittade, anges i USD och används enbart för att förklara beräkningen. De är varken marknadspriser eller rekommenderade utgiftsgränser. Exemplet omfattar företagets pengar före skatter, finansiering och ägaruttag. Lägg till dessa poster innan du använder beräkningen för din egen situation, med lokalt anpassad rådgivning vid behov.
Samtliga belopp är exklusive försäljningsskatter som moms och eventuell inkomstskatt.
- Bestäm omfattningen innan du skriver in siffrorna
- Skriv ned de första åtagandena
- Gör den ursprungliga likviditetsbudgeten för tre månader
- Jämför månad ett med det faktiska utfallet
- Behåll budgeten och uppdatera prognosen
- Pröva betalningsantagandet innan du binder pengar
- Använd genomgången till ett utgiftsbeslut
- Upprepa samma kontroll varje månad
- Relaterade begrepp i ordlistan
- Se även
Bestäm omfattningen innan du skriver in siffrorna
Det fiktiva företaget utför mindre uppdrag inom webbplatsunderhåll. Ägaren har redan en lämplig dator, arbetar hemifrån och börjar med 4 000 i företagskassan. Hushållets sparpengar ligger utanför beloppet. Varje avslutat uppdrag förväntas ge en betalning på 500 och kräver extern hjälp för 100, som betalas samma månad.
Ägaren planerar fyra uppdrag under månad ett, sex under månad två och åtta under månad tre. Det är antaganden, inte bekräftade affärer. Ett uppdrag tar fem timmar av ägarens tid, så leveransen kräver 20, 30 respektive 40 timmar. Försäljning, administration och ändringar behöver extra tid. Kontrollera att ditt eget schema rymmer båda delarna innan du accepterar ett försäljningsmål.
Detta är en likviditetsbudget för starten. För ett separat register över fakturor och bokföringsmässigt resultat. Utrustningsinköp, sena betalningar och ägaruttag kan påverka likviditeten på ett annat sätt än vinsten i bokföringen.
Skriv ned de första åtagandena
Startinköpen är totalt 1 000: 700 för en enkel webbplats och 300 för att sätta upp programvara. De månatliga åtagandena är 250 för programvara, 150 för försäkring och administration samt 200 för ett marknadsföringstest. Tillsammans blir det 600 varje månad. Kategorierna är exempel och avsiktligt förenklade.
Skriv leverantör, betalningsdatum och uppsägningsvillkor vid varje belopp. En årsavgift som betalas i förskott hör till betalningsmånaden i denna likviditetsberäkning. Om du delar den i tolv lika utbetalningar visar planen för mycket tillgängliga pengar i början.
Håll engångskostnader åtskilda från återkommande kostnader. Sätt de 100 för hjälp per uppdrag på en egen rad, eftersom betalningen varierar med arbetsmängden. Då blir senare avvikelser lättare att förklara.
Gör den ursprungliga likviditetsbudgeten för tre månader
Den första planen förutsätter att kunderna betalar samma månad som uppdragen avslutas. Startinköpen görs under månad ett. Tabellen omfattar inga ytterligare kapitaltillskott, lån eller uttag.
| Likviditetsbudget i USD | Månad 1 | Månad 2 | Månad 3 |
|---|---|---|---|
| Ingående saldo | 4 000 | 4 000 | 5 800 |
| Slutförda uppdrag | 4 | 6 | 8 |
| Mottagna kundbetalningar | 2 000 | 3 000 | 4 000 |
| Betalningar för extern hjälp | 400 | 600 | 800 |
| Månatliga åtaganden | 600 | 600 | 600 |
| Inköp vid starten | 1 000 | 0 | 0 |
| Totala utbetalningar | 2 000 | 1 200 | 1 400 |
| Utgående saldo | 4 000 | 5 800 | 8 400 |
Varje ingående saldo är föregående månads utgående saldo. Kontrollera sambandet varje gång du ändrar datumet för en inbetalning eller utbetalning.
Utgående saldo = ingående saldo + mottagna kundbetalningar - utbetalningar.
Månad ett slutar på 4 000 + 2 000 - 2 000 = 4 000. Månad två slutar på 4 000 + 3 000 - 1 200 = 5 800. Månad tre slutar på 5 800 + 4 000 - 1 400 = 8 400. Hela kvartalet stämmer också: 4 000 + 9 000 - 4 600 = 8 400.
Jämför månad ett med det faktiska utfallet
Anta att företaget slutför alla fyra planerade uppdrag. Tre kunder betalar 500 var, medan den fjärde betalar under månad två. Extern hjälp kostar 120 per uppdrag i stället för antagna 100. Alla övriga utgifter följer den ursprungliga planen.
| Månad 1 (USD) | Budget | Utfall | Utfall minus budget |
|---|---|---|---|
| Mottagna kundbetalningar | 2 000 | 1 500 | -500 |
| Betalningar för extern hjälp | 400 | 480 | +80 |
| Månatliga åtaganden | 600 | 600 | 0 |
| Inköp vid starten | 1 000 | 1 000 | 0 |
| Totala utbetalningar | 2 000 | 2 080 | +80 |
| Utgående saldo | 4 000 | 3 420 | -580 |
Det faktiska utgående saldot är 4 000 + 1 500 - 2 080 = 3 420. Skillnaden på 580 har två orsaker: 500 har ännu inte kommit in och utbetalningarna blev 80 högre än planerat. En utgiftsavvikelse på +80 är ogynnsam här. Ett plustecken betyder inte automatiskt ett bra utfall.
Behåll de obetalda 500 i fakturaregistret med förfallodatum. Registrera inbetalningen först när kunden betalar. Om både den utfärdade fakturan och den senare betalningen räknas som pengar in, räknas samma försäljning två gånger.
Behåll budgeten och uppdatera prognosen
Låt den ursprungliga budgeten vara synlig. Lägg till en separat prognoskolumn med de senaste uppgifterna. Business.gov.au skiljer mellan budget och prognos: prognosen använder aktuell information.
I exemplet är sex och åtta uppdrag fortfarande möjliga under månad två och tre. De försenade 500 väntas under månad två, och extern hjälp kostar nu 120 per uppdrag. Ägaren minskar också marknadsföringstestet från 200 till 100 per månad, vilket sänker åtagandena från 600 till 500. Besparingen förutsätter att minskningen inte ändrar antalet uppdrag. Kontrollera det beroendet i din egen plan.
| Uppdaterad prognos i USD | Månad 2 | Månad 3 |
|---|---|---|
| Ingående saldo | 3 420 | 5 700 |
| Betalningar för månadens uppdrag | 3 000 | 4 000 |
| Betalning av faktura från månad 1 | 500 | 0 |
| Betalningar för extern hjälp | 720 | 960 |
| Månatliga åtaganden | 500 | 500 |
| Utgående saldo | 5 700 | 8 240 |
Månad två slutar på 3 420 + 3 000 + 500 - 720 - 500 = 5 700. Månad tre slutar på 5 700 + 4 000 - 960 - 500 = 8 240.
Under kvartalet kostar extern hjälp 360 mer än planerat: 18 uppdrag × 20. Minskad marknadsföring sparar 200. Det uppdaterade slutsaldot blir därför 8 400 - 360 + 200 = 8 240. Den sena fakturan ändrar tidpunkten men inte kvartalets totala inbetalningar, om betalningen kommer som antaget.
Pröva betalningsantagandet innan du binder pengar
Flytta den sena betalningen bortom månad två och låt övriga antaganden vara oförändrade. Utgående saldo sjunker då till 5 200 under månad två. Om fakturan förblir obetald även till slutet av månad tre blir saldot då 7 740. Finansiera inte ett oåterkalleligt köp med pengar som har ett osäkert ankomstdatum.
Månadssummor kan också dölja en tillfällig brist. Lägg in betalningsdatum vecka för vecka när stora räkningar förfaller före kundbetalningarna. Positivt saldo vid månadsslutet garanterar inte att kontot är positivt varje tidigare dag. Myndighetens vägledning om kassaflöde förklarar ingående och utgående saldon.
Använd genomgången till ett utgiftsbeslut
För den fiktiva ägaren är beslutet nu att minska marknadsföringstestet och skjuta upp valfria inköp tills den sena fakturan är betald. Ägaren säkrar pengar för leveransen och följer om det mindre testet påverkar nya förfrågningar. Om färre uppdrag blir sannolika måste nästa prognos använda den lägre volymen.
Din likviditetsbuffert och riskbudget beror på din situation. Saldot 3 420 i exemplet är ingen allmänt trygg nivå. Ägarens levnadskostnader och skattebetalningar är fortfarande undantagna, så beräkningen visar inte hur länge personen kan försörja sig på företaget.
Upprepa samma kontroll varje månad
Spara den ursprungliga planen, stäm av faktiska in- och utbetalningar mot kontoutdraget, förklara varje väsentlig avvikelse och uppdatera kommande månader. Ge varje ändrat antagande en ansvarig person och ett nytt granskningsdatum. Håll månatliga utbetalningar synliga tillsammans med kommande betalningsåtaganden.
Nästa steg är att ersätta exemplet med ditt eget antal uppdrag, dina betalningsdatum och leverantörsbelopp. Räkna ut slutsaldona igen och kontrollera att varje saldo blir nästa månads ingående saldo. En budget du kan stämma av ger ett konkret underlag för nästa utgiftsbeslut.