Budgeten för företagets första webbplats ska besvara två frågor: hur mycket pengar som betalas ut före lanseringen och hur mycket du ska betala för att hålla webbplatsen igång under de första tolv månaderna. Skriv ned båda beloppen innan du jämför förslag. En låg första betalning kan ändå innebära ett större årligt åtagande.
Börja med uppgiften som webbplatsen ska lösa. För ett nytt tjänsteföretag kan det vara att förklara en tjänst, visa vilket område ni arbetar i och låta besökaren begära en offert. Bygg budgeten kring den avgränsade omfattningen. Den här guiden använder påhittade belopp för att visa beräkningarna. Beloppen är varken aktuella leverantörspriser eller en rekommenderad utgiftsnivå.
- Definiera den första versionen innan du begär priser
- Skilj startkostnader, löpande kostnader och egen tid åt
- Använd en formel för webbplatsens kostnad under tolv månader
- Räkneexempel för en liten tjänstewebbplats
- Jämför offerter med samma omfattning
- Räkna med förnyelser och ändringar innan du väljer
- Skydda pengarna som behövs för den löpande verksamheten
- Fyll i budgetunderlaget innan du tackar ja
- Relaterade ord i ordlistan
- Se även
Definiera den första versionen innan du begär priser
Skriv ett underlag som någon annan kan prissätta utan att gissa. Ange sidor, språk, innehåll, kontaktväg och vem som ansvarar för varje del. Skriv om du levererar färdiga texter och fotografier eller behöver hjälp med att ta fram dem. Kom överens om hur ni ska kontrollera resultatet på både mobil och dator.
I vårt exempel gäller underlaget en tjänstewebbplats på ett språk med en startsida, en tjänstesida, en kontaktsida och den policyinformation som krävs. Ett enkelt kontaktformulär skickar ett meddelande till företaget. Betalning på nätet, tidsbokning och kundkonto ingår inte i det här exemplets omfattning.
Ditt företag kan behöva några av de funktionerna redan från första dagen. Ta med dem om tjänsten inte går att köpa eller leverera utan dem. När en funktion är valfri, skriv ned vilket beslut som skulle motivera att den läggs till senare. 'Kunderna behöver kunna boka en tid utan att ringa' är en mer användbar utlösande faktor än 'vi kanske vill ha bokning någon gång'.
Skilj startkostnader, löpande kostnader och egen tid åt
SBA:s vägledning för affärsplanering tar upp skapandet av en webbplats bland startutgifterna och skiljer mellan engångskostnader och månatliga kostnader. Använd den uppdelningen för varje post i ditt eget underlag.
Lägg design, uppsättning, den första textproduktionen och fotografering under engångskostnader. Lägg webbhotell, e-post, underhåll och betaltjänster som förnyas under återkommande kostnader. Anteckna när varje betalning förfaller. En årsfaktura ska betalas på förfallodagen även om du delar beloppet med tolv i planeringen.
För din egen tid i en separat kolumn. Att skriva texterna själv tar fortfarande tid, även om det inte leder till en leverantörsfaktura. Om arbetet tränger undan betalt arbete, notera avvägningen utan att behandla ett antaget timvärde som pengar som lämnar kontot. Undvik att räkna samma uppgift både som köpt arbete och som ägarens arbete.
Använd en formel för webbplatsens kostnad under tolv månader
För en enkel webbplats utan transaktionsavgifter kan du börja med:
Första årets utbetalningar = betalningar för uppstart + årsfakturor som förfaller under året + tolv månadsbetalningar + planerade tillägg.
Om ett abonnemang börjar senare använder du det faktiska antalet betalningar under den valda perioden. För en nätbutik eller en tjänst med betald bokning lägger du till rörliga avgifter utifrån ett tydligt angivet antagande om aktivitetsnivå. Skilj de uppskattningarna från fasta åtaganden så att du ser vad som förändras med försäljningen.
Beräkna sedan det omedelbara behovet av pengar utifrån betalningsdatumen. En förskottsbetalning och en slutfaktura kan dela upp startkostnaden, medan ett årsabonnemang kan behöva betalas helt före lanseringen. Lägg till faktiska skatter och betalningsavgifter där de gäller. Använd samma valuta och samma hantering av skatt för alla förslag du jämför.
Räkneexempel för en liten tjänstewebbplats
Alla belopp i det här exemplet är påhittade, anges i USD och används enbart för att visa beräkningen. Anta att inga ytterligare skatter eller betalningsavgifter tillkommer i övningen. Ersätt varje rad med skriftliga priser och betalningsvillkor för ditt eget projekt.
| Post | Illustrativa betalningsvillkor | Första årets utbetalningar |
|---|---|---|
| Design och bygge | 300 i förskott, 300 vid lansering | 600 |
| Bearbetning av de första texterna | Betalas innan arbetet börjar | 180 |
| Domänregistrering | Betalas årligen före lansering | 24 |
| Webbhotell | 15 per månad, tolv betalningar | 180 |
| Företagets e-post | 6 per månad, tolv betalningar | 72 |
| Summa planerade betalningar | Före eventuell reserv | 1 056 |
Den första betalningsomgången blir 300 + 180 + 24 + 15 + 6 = 525. Den återstående betalningen för bygget på 300 förfaller vid lanseringen. Resten av årets betalningar för webbhotell och e-post kommer månadsvis. Under hela perioden blir betalningarna 600 + 180 + 24 + 180 + 72 = 1 056.
Anta att ägaren dessutom avsätter 120 separat för en oplanerad rättelse. Det ger en budgetram på 1 176, med 1 056 i planerade betalningar och 120 i reserv. Reserven är ingen faktura och ska inte redovisas som pengar som redan har betalats ut.
Ändra nu villkoren för webbhotellet: samma 180 ska betalas årsvis i förskott. Den första betalningsomgången blir 690, eftersom 180 ersätter den första månadsbetalningen på 15. Första årets totalsumma ligger kvar på 1 056. Skillnaden är tidpunkten då pengarna lämnar kontot.
Om ägaren också lägger tio timmar på att förbereda material ska de tio timmarna redovisas separat. I en jämförelse kan ett antaget värde på 25 per timme ge 250 för ägarens tid. Då blir jämförelsesumman för pengar och tid tillsammans 1 306 före reserven. Det ändrar inte leverantörsbetalningarna på 1 056.
Jämför offerter med samma omfattning
Ge varje leverantör samma underlag och be dem ange vad som inte ingår. Lägg svaren bredvid priset. Två förslag går inte att jämföra rättvist om det ena omfattar färdiga texter, mobilkontroller och överlämning medan det andra bara omfattar sidbygget.
Ställ följande frågor skriftligt:
- Vilka sidor, funktioner och språk ingår?
- Vem levererar texter, bilder och policymaterial?
- Hur många ändringsrundor ingår, och vad räknas som en ändring?
- Vad ska betalas före arbetet, vid lanseringen och under det följande året?
- Vilka abonnemang förnyas, till vilket pris och på vilka datum?
- Vem kontrollerar domänen, kontona och åtkomsten efter överlämningen?
- Vad omfattar underhållet, och hur prissätts extra ändringar?
- Vad går att exportera eller flytta om du byter leverantör?
Behandla en obesvarad punkt som en okänd kostnad, inte som noll. Be om ett skriftligt svar innan du accepterar förslaget. Ett lågt pris för en annan leverans visar inte att det mer fullständiga förslaget är överprissatt.
Räkna med förnyelser och ändringar innan du väljer
Skapa en rad för det andra året för varje återkommande post, även kampanjpriser som löper ut. Håll första årets totalsumma och summan vid förnyelse åtskilda. Om en illustrativ webbhotellsfaktura steg från 180 till 240 skulle årsskillnaden bli 60, även om inget annat ändrades. Även det är ett räkneantagande och inget påstående om en leverantör.
Fråga också vad som händer när du ändrar ett telefonnummer, lägger till en tjänst eller behöver laga ett formulär. Anteckna vad som ingår, vad du kan göra själv och vad som leder till en extra faktura. Om underhåll ingår i paketet ska du kontrollera omfattningen innan du avsätter ytterligare pengar för samma arbete.
Gå igenom din månatliga kassaförbrukning med webbplatsens återkommande åtaganden inkluderade. Visa de årliga betalningsdatumen bredvid månadsgenomsnittet. Ett genomsnitt kan annars dölja en faktura som förfaller innan kundernas pengar kommer in.
Skydda pengarna som behövs för den löpande verksamheten
Jämför webbplatsens betalningsplan med resten av din startplan. Ta med andra startåtaganden och den kassabuffert som är reserverad för underskott i driften. En webbplats kan hålla sin egen budget samtidigt som företaget får ont om pengar på andra håll.
Använd din befintliga riskbudget som gräns för hela starten. Räkna inte samma pengar både som webbplatsreserv och som buffert för hyra eller andra räkningar. Ge varje reserv ett syfte och håll det oanvända beloppet synligt.
Om planen överstiger pengarna du har avsatt, gå igenom den valfria omfattningen igen, jämför ett annat likvärdigt förslag eller ändra tidpunkten för lanseringen. Behåll funktionerna som behövs för att webbplatsen ska fylla sitt uttalade syfte. En webbplats för förfrågningar måste fortfarande ge besökaren ett fungerande sätt att nå dig.
Fyll i budgetunderlaget innan du tackar ja
Kopiera dessa fält till en anteckning eller ett kalkylblad och fyll i dem utifrån underlaget och de skriftliga förslagen:
- Webbplatsens syfte och nödvändig omfattning för den första versionen.
- Startbetalningar med datum för förskott och slutbetalning.
- Månadstjänster, årsfakturor och förnyelsedatum.
- Ansvar för innehåll, fotografering och underhåll.
- Rörliga avgifter och aktivitetsantagandena bakom dem.
- Första betalningsomgången och hela beloppet som förfaller senast vid lanseringen.
- Tolvmånadernas totala utbetalningar med angiven hantering av skatt.
- Separat reserv, ägarens timmar och andra årets förnyelser.
- Överenskommelser om åtkomst, överlämning och flytt.
Kontrollera beräkningen en gång med årssummorna och en gång med de daterade betalningarna. De ska beskriva samma åtaganden. Förvara den accepterade omfattningen och betalningsplanen tillsammans så att senare ändringar kan jämföras med den ursprungliga överenskommelsen. Ditt nästa steg är att fylla i en budget med verkliga skriftliga priser innan du godkänner arbetet.