Rozpočet firmy je užitočný, keď viete vysvetliť, prečo sa peniaze na účte líšia od očakávanej sumy. V novej firme poskytujúcej služby môže jedna oneskorená platba zákazníka a jedna vyššia faktúra dodávateľa zmeniť rozhodnutie o výdavkoch na ďalší mesiac. Tento príklad sleduje takúto zmenu počas prvých troch mesiacov.
Všetky sumy sú vymyslené, uvedené v USD a slúžia výlučne na vysvetlenie výpočtu. Nie sú trhovými cenami ani odporúčanými limitmi výdavkov. Príklad zahŕňa peniaze firmy pred daňami, financovaním a výbermi majiteľa. Skôr než ho použijete na vlastnú situáciu, doplňte tieto položky a podľa potreby využite poradenstvo zodpovedajúce miestnym podmienkam.
Všetky sumy sú bez daní z predaja vrátane DPH a bez dane z príjmu.
- Určite rozsah pred zadávaním čísel
- Zapíšte počiatočné záväzky
- Vytvorte pôvodný hotovostný rozpočet na tri mesiace
- Porovnajte prvý mesiac so skutočnosťou
- Zachovajte rozpočet a aktualizujte prognózu
- Overte predpoklad platby pred záväzným nákupom
- Využite kontrolu na jedno rozhodnutie o výdavkoch
- Rovnakú kontrolu opakujte každý mesiac
- Súvisiace pojmy zo slovníka
- Pozrite si aj
Určite rozsah pred zadávaním čísel
Fiktívna firma vykonáva menšie zákazky na údržbu webových stránok. Majiteľ už má vhodný počítač, pracuje z domu a začína so 4 000 určenými pre firmu. Úspory domácnosti zostávajú mimo tejto sumy. Každá dokončená zákazka má priniesť platbu 500 a vyžaduje externú pomoc za 100, zaplatenú v rovnakom mesiaci.
Majiteľ plánuje štyri zákazky v prvom mesiaci, šesť v druhom a osem v treťom. Sú to predpoklady, nie potvrdený predaj. Jedna zákazka potrebuje päť hodín jeho práce, takže realizácia zaberie postupne 20, 30 a 40 hodín. Predaj, administratíva a úpravy vyžadujú ďalší čas. Pred prijatím predajného cieľa overte, či váš vlastný kalendár zvládne obe skupiny činností.
Ide o hotovostný rozpočet na obdobie rozbehu. Faktúry a účtovný výsledok evidujte samostatne. Nákup vybavenia, meškajúce platby a výbery majiteľa môžu ovplyvňovať hotovosť inak než zisk vykázaný v účtovníctve.
Zapíšte počiatočné záväzky
Nákupy pri štarte dosahujú spolu 1 000: 700 za jednoduchý web a 300 za nastavenie softvéru. Mesačné záväzky tvoria 250 za softvér, 150 za poistenie a administratívu a 200 za marketingový test. Spolu je to 600 mesačne. Kategórie sú ilustračné a zámerne zjednodušené.
Pri každej sume zapíšte dodávateľa, dátum platby a podmienky zrušenia. Ročné predplatné platené vopred patrí v tomto hotovostnom výpočte do mesiaca úhrady. Rozdelenie na dvanásť rovnakých platieb by nadhodnotilo peniaze dostupné na začiatku.
Oddeľte jednorazové náklady od opakovaných nákladov. Pomoc za 100 na zákazku zapíšte do samostatného riadka, pretože táto platba sa mení s množstvom práce. Neskoršie rozdiely sa tak budú ľahšie vysvetľovať.
Vytvorte pôvodný hotovostný rozpočet na tri mesiace
Pôvodný plán predpokladá, že zákazníci zaplatia v mesiaci dokončenia zákazky. Úvodné nákupy prebehnú v prvom mesiaci. Tabuľka neobsahuje ďalšie kapitálové vklady, pôžičky ani výbery.
| Hotovostný rozpočet v USD | Mesiac 1 | Mesiac 2 | Mesiac 3 |
|---|---|---|---|
| Počiatočný zostatok | 4 000 | 4 000 | 5 800 |
| Dokončené zákazky | 4 | 6 | 8 |
| Prijaté platby zákazníkov | 2 000 | 3 000 | 4 000 |
| Platby za externú pomoc | 400 | 600 | 800 |
| Mesačné záväzky | 600 | 600 | 600 |
| Nákupy pri štarte | 1 000 | 0 | 0 |
| Celkové výdavky | 2 000 | 1 200 | 1 400 |
| Konečný zostatok | 4 000 | 5 800 | 8 400 |
Každý počiatočný zostatok preberá konečný zostatok predchádzajúceho mesiaca. Túto väzbu overte pri každej zmene dátumu príjmu alebo platby.
Konečný zostatok = počiatočný zostatok + prijaté platby zákazníkov - peňažné výdavky.
Prvý mesiac končí na 4 000 + 2 000 - 2 000 = 4 000. Druhý končí na 4 000 + 3 000 - 1 200 = 5 800. Tretí končí na 5 800 + 4 000 - 1 400 = 8 400. Sedí aj celý štvrťrok: 4 000 + 9 000 - 4 600 = 8 400.
Porovnajte prvý mesiac so skutočnosťou
Predpokladajme, že firma dokončí všetky štyri plánované zákazky. Traja zákazníci zaplatia po 500, štvrtý zaplatí v druhom mesiaci. Externá pomoc stojí 120 na zákazku namiesto predpokladaných 100. Ostatné výdavky zodpovedajú pôvodnému plánu.
| Mesiac 1 (USD) | Plán | Skutočnosť | Skutočnosť mínus plán |
|---|---|---|---|
| Prijaté platby zákazníkov | 2 000 | 1 500 | -500 |
| Platby za externú pomoc | 400 | 480 | +80 |
| Mesačné záväzky | 600 | 600 | 0 |
| Nákupy pri štarte | 1 000 | 1 000 | 0 |
| Celkové výdavky | 2 000 | 2 080 | +80 |
| Konečný zostatok | 4 000 | 3 420 | -580 |
Skutočný konečný zostatok je 4 000 + 1 500 - 2 080 = 3 420. Rozdiel 580 má dve príčiny: 500 ešte neprišlo a výdavky prekročili plán o 80. Odchýlka výdavkov +80 je tu nepriaznivá. Kladné znamienko automaticky neznamená dobrý výsledok. Obe príčiny sledujte oddelene aj pri nasledujúcej kontrole. Keď zákazník zaplatí chýbajúcich 500, odstráni sa oneskorenie príjmu. Vyšších 80 zaplatených za pomoc však na účte zostáva ako skutočný výdavok, ktorý samotné uhradenie faktúry nezruší.
Nezaplatených 500 ponechajte v zozname faktúr s dátumom splatnosti. Príjem zapíšte až po zaplatení zákazníkom. Keby ste za peňažný príjem považovali vystavenú faktúru aj neskoršiu platbu, rovnaký predaj by ste započítali dvakrát.
Zachovajte rozpočet a aktualizujte prognózu
Pôvodný rozpočet nechajte viditeľný. Pridajte samostatný stĺpec prognózy vychádzajúci z najnovších údajov. Business.gov.au rozlišuje rozpočet a prognózu: prognóza zohľadňuje aktuálne informácie.
V príklade zostáva šesť a osem zákaziek v druhom a treťom mesiaci uskutočniteľných. Oneskorených 500 sa očakáva v druhom mesiaci a externá pomoc už stojí 120 na zákazku. Majiteľ zároveň zníži marketingový test z 200 na 100 mesačne, takže záväzky klesnú zo 600 na 500. Úspora predpokladá, že zníženie výdavkov nezmení počet zákaziek. Túto závislosť overte vo vlastnom pláne.
| Aktualizovaná prognóza v USD | Mesiac 2 | Mesiac 3 |
|---|---|---|
| Počiatočný zostatok | 3 420 | 5 700 |
| Platby za aktuálne zákazky | 3 000 | 4 000 |
| Úhrada faktúry z mesiaca 1 | 500 | 0 |
| Platby za externú pomoc | 720 | 960 |
| Mesačné záväzky | 500 | 500 |
| Konečný zostatok | 5 700 | 8 240 |
Druhý mesiac končí na 3 420 + 3 000 + 500 - 720 - 500 = 5 700. Tretí mesiac končí na 5 700 + 4 000 - 960 - 500 = 8 240.
Za štvrťrok stojí externá pomoc o 360 viac než plán: 18 zákaziek × 20. Obmedzenie marketingu ušetrí 200. Aktualizovaný konečný zostatok je preto 8 400 - 360 + 200 = 8 240. Oneskorená faktúra mení načasovanie, ale nie celkové príjmy štvrťroka, ak bude zaplatená podľa predpokladu.
Overte predpoklad platby pred záväzným nákupom
Presuňte oneskorenú platbu za druhý mesiac a všetky ostatné predpoklady ponechajte. Konečný zostatok druhého mesiaca klesne na 5 200. Ak faktúra zostane nezaplatená aj do konca tretieho mesiaca, jeho zostatok bude 7 740. Nevratný nákup nefinancujte peniazmi s neistým dátumom prijatia.
Mesačné súčty môžu skryť aj dočasný nedostatok peňazí. Pridajte týždenné termíny platieb, keď veľké faktúry prichádzajú pred úhradami zákazníkov. Kladný zostatok na konci mesiaca nezaručuje, že účet zostane kladný každý predchádzajúci deň. Vládny sprievodca peňažnými tokmi vysvetľuje počiatočné a konečné zostatky.
Využite kontrolu na jedno rozhodnutie o výdavkoch
Fiktívny majiteľ teraz zníži marketingový test a odloží nepovinné nákupy, kým sa oneskorená faktúra neuhradí. Zabezpečí peniaze na realizáciu zákaziek a sleduje, či menší test ovplyvní nové dopyty. Ak bude pravdepodobný nižší počet zákaziek, ďalšia prognóza musí pracovať s týmto nižším objemom.
Vaša hotovostná rezerva a rizikový rozpočet závisia od vašej situácie. Zostatok 3 420 z príkladu nie je všeobecne bezpečná hranica. Životné náklady majiteľa a dane zostávajú vynechané, takže výpočet neurčuje, ako dlho sa môže z firmy živiť.
Rovnakú kontrolu opakujte každý mesiac
Uložte pôvodný plán, porovnajte skutočné príjmy a výdavky s bankovými záznamami, vysvetlite každú významnú odchýlku a aktualizujte budúce mesiace. Každému zmenenému predpokladu priraďte zodpovednú osobu a dátum ďalšej kontroly. Mesačné výdavky firmy majte viditeľné vedľa najbližších platobných záväzkov.
V ďalšom kroku nahraďte príkladové počty zákaziek, dátumy platieb a sumy dodávateľov vlastnými údajmi. Znovu vypočítajte konečné zostatky a overte, že každý tvorí nasledujúci počiatočný zostatok. Rozpočet, ktorý dokážete zosúladiť, dáva konkrétny základ ďalšiemu rozhodnutiu o výdavkoch.