Un buget de firmă devine util când poți explica de ce banii din bancă diferă de suma pe care o așteptai. Într-o firmă nouă de servicii, o plată întârziată de la un client și o factură mai mare de la un furnizor pot schimba decizia de cheltuieli pentru luna următoare. Exemplul de mai jos urmărește această schimbare în primele trei luni.
Toate sumele sunt inventate, exprimate în USD și folosite doar pentru a explica calculul. Nu sunt prețuri de piață sau limite de cheltuieli recomandate. Exemplul acoperă numerarul firmei înainte de taxe, finanțare și retragerile proprietarului. Adaugă aceste elemente înainte să aplici calculul situației tale, cu îndrumare potrivită regulilor locale atunci când este necesar.
Toate sumele exclud taxele pe vânzări, precum TVA, și impozitele pe venit sau profit.
- Stabilește limitele înainte să introduci cifrele
- Notează angajamentele inițiale
- Construiește bugetul inițial de numerar pentru trei luni
- Compară prima lună cu rezultatul efectiv
- Păstrează bugetul și actualizează prognoza
- Testează ipoteza plății înainte să angajezi bani
- Folosește analiza pentru o decizie de cheltuieli
- Repetă aceeași verificare în fiecare lună
- Termeni asociați din glosar
- Vezi și
Stabilește limitele înainte să introduci cifrele
Firma fictivă execută lucrări mici de întreținere a site-urilor. Proprietarul are deja un calculator potrivit, lucrează de acasă și începe cu 4 000 destinați firmei. Economiile gospodăriei rămân în afara acestei sume. Fiecare lucrare finalizată ar trebui să aducă o plată de 500 și necesită ajutor extern de 100, plătit în aceeași lună.
Proprietarul planifică patru lucrări în prima lună, șase în a doua și opt în a treia. Sunt ipoteze, nu vânzări confirmate. O lucrare necesită cinci ore din timpul proprietarului, deci execuția ocupă 20, 30 și respectiv 40 de ore. Vânzarea, administrația și revizuirile cer timp suplimentar. Verifică dacă programul tău poate include ambele categorii înainte să accepți o țintă de vânzări.
Acesta este un buget de numerar pentru perioada de lansare. Păstrează separat evidența facturilor și a profitului contabil. Achizițiile de echipamente, întârzierile la plată și retragerile proprietarului pot afecta numerarul diferit față de profitul raportat în contabilitate.
Notează angajamentele inițiale
Achizițiile de lansare însumează 1 000: 700 pentru un site simplu și 300 pentru configurarea programelor. Angajamentele lunare sunt 250 pentru programe, 150 pentru asigurare și administrație și 200 pentru un test de marketing. Împreună reprezintă 600 în fiecare lună. Categoriile sunt ilustrative și intenționat simplificate.
Notează furnizorul, data plății și condițiile de anulare lângă fiecare sumă. Un abonament anual plătit în avans aparține lunii plății în acest calcul de numerar. Împărțirea sa în douăsprezece plăți egale ar supraestima banii disponibili la început.
Separă costurile unice de costurile recurente. Trece cei 100 pentru ajutor pe lucrare pe un rând separat, deoarece plata variază odată cu volumul de muncă. Astfel, diferențele ulterioare vor fi mai ușor de explicat.
Construiește bugetul inițial de numerar pentru trei luni
Planul inițial presupune că fiecare client plătește în luna în care lucrarea este finalizată. Achizițiile de lansare au loc în prima lună. Tabelul nu include aporturi suplimentare de capital, împrumuturi sau retrageri.
| Buget de numerar în USD | Luna 1 | Luna 2 | Luna 3 |
|---|---|---|---|
| Sold inițial | 4 000 | 4 000 | 5 800 |
| Lucrări finalizate | 4 | 6 | 8 |
| Plăți primite de la clienți | 2 000 | 3 000 | 4 000 |
| Plăți pentru ajutor extern | 400 | 600 | 800 |
| Angajamente lunare | 600 | 600 | 600 |
| Achiziții de lansare | 1 000 | 0 | 0 |
| Total plăți efectuate | 2 000 | 1 200 | 1 400 |
| Sold final | 4 000 | 5 800 | 8 400 |
Fiecare sold inițial preia soldul final al lunii precedente. Verifică această legătură ori de câte ori schimbi o dată de încasare sau de plată.
Sold final = sold inițial + plăți primite de la clienți - plăți efectuate.
Prima lună se încheie cu 4 000 + 2 000 - 2 000 = 4 000. A doua se încheie cu 4 000 + 3 000 - 1 200 = 5 800. A treia se încheie cu 5 800 + 4 000 - 1 400 = 8 400. Se verifică și trimestrul întreg: 4 000 + 9 000 - 4 600 = 8 400.
Compară prima lună cu rezultatul efectiv
Să presupunem că firma finalizează toate cele patru lucrări planificate. Trei clienți plătesc câte 500, iar al patrulea plătește în luna a doua. Ajutorul extern costă 120 pe lucrare în loc de cei 100 estimați. Celelalte cheltuieli coincid cu planul inițial.
| Luna 1 (USD) | Buget | Realizat | Realizat minus buget |
|---|---|---|---|
| Plăți primite de la clienți | 2 000 | 1 500 | -500 |
| Plăți pentru ajutor extern | 400 | 480 | +80 |
| Angajamente lunare | 600 | 600 | 0 |
| Achiziții de lansare | 1 000 | 1 000 | 0 |
| Total plăți efectuate | 2 000 | 2 080 | +80 |
| Sold final | 4 000 | 3 420 | -580 |
Soldul final real este 4 000 + 1 500 - 2 080 = 3 420. Diferența de 580 are două cauze: 500 nu au fost încă încasați, iar cheltuielile au depășit planul cu 80. O abatere a cheltuielilor de +80 este nefavorabilă aici. Semnul plus nu înseamnă automat un rezultat bun.
Păstrează cei 500 neplătiți în lista facturilor, cu data scadenței. Înregistrează încasarea doar când clientul plătește. Dacă ai număra atât factura emisă, cât și plata ulterioară ca intrări de numerar, ai înregistra aceeași vânzare de două ori.
Păstrează bugetul și actualizează prognoza
Lasă bugetul inițial vizibil. Adaugă o coloană separată de prognoză bazată pe cele mai recente date. Business.gov.au distinge bugetul de prognoză: prognoza folosește informații actuale.
În exemplu, șase și opt lucrări rămân realizabile în lunile a doua și a treia. Cei 500 întârziați sunt așteptați în luna a doua, iar ajutorul costă acum 120 pe lucrare. Proprietarul reduce și testul de marketing de la 200 la 100 lunar, coborând angajamentele de la 600 la 500. Economia presupune că reducerea nu schimbă numărul de lucrări. Verifică această dependență în propriul plan.
| Prognoză actualizată în USD | Luna 2 | Luna 3 |
|---|---|---|
| Sold inițial | 3 420 | 5 700 |
| Plăți pentru lucrările curente | 3 000 | 4 000 |
| Încasarea facturii din luna 1 | 500 | 0 |
| Plăți pentru ajutor extern | 720 | 960 |
| Angajamente lunare | 500 | 500 |
| Sold final | 5 700 | 8 240 |
Luna a doua se încheie cu 3 420 + 3 000 + 500 - 720 - 500 = 5 700. Luna a treia se încheie cu 5 700 + 4 000 - 960 - 500 = 8 240.
Pe întregul trimestru, ajutorul extern costă cu 360 mai mult decât era planificat: 18 lucrări × 20. Reducerea marketingului economisește 200. Soldul final actualizat este deci 8 400 - 360 + 200 = 8 240. Factura întârziată schimbă momentul încasării, dar nu totalul încasărilor trimestrului dacă este plătită conform ipotezei.
Testează ipoteza plății înainte să angajezi bani
Mută plata întârziată după luna a doua și păstrează toate celelalte ipoteze. Soldul final scade la 5 200 în luna a doua. Dacă factura rămâne neachitată și până la sfârșitul lunii a treia, aceasta se încheie cu 7 740. Evită finanțarea unei achiziții ireversibile cu bani a căror dată de încasare este incertă.
Totalurile lunare pot ascunde și o lipsă temporară de bani. Adaugă termene săptămânale de plată când facturile mari ajung la scadență înaintea încasărilor de la clienți. Un sold pozitiv la finalul lunii nu garantează că există bani în cont în fiecare zi anterioară. Ghidul guvernamental despre fluxul de numerar explică soldurile inițiale și finale.
Folosește analiza pentru o decizie de cheltuieli
Pentru proprietarul fictiv, decizia imediată este reducerea testului de marketing și amânarea achizițiilor opționale până la încasarea facturii întârziate. El păstrează banii necesari livrării și verifică dacă testul mai mic afectează cererile noi. Dacă devin probabile mai puține lucrări, următoarea prognoză trebuie să folosească volumul redus.
Rezerva de numerar și bugetul de risc depind de situația ta. Soldul de 3 420 din exemplu nu reprezintă un nivel sigur universal. Cheltuielile personale ale proprietarului și taxele rămân excluse, deci calculul nu arată cât timp poate trăi din firmă.
Repetă aceeași verificare în fiecare lună
Salvează planul inițial, reconciliază încasările și plățile reale cu extrasele bancare, explică fiecare diferență semnificativă și actualizează lunile viitoare. Atribuie fiecărei ipoteze schimbate o persoană responsabilă și o dată pentru următoarea verificare. Păstrează cheltuielile lunare ale firmei vizibile lângă viitoarele obligații de plată.
Următorul pas este să înlocuiești numărul de lucrări, datele de plată și sumele furnizorilor din exemplu cu propriile date. Recalculează soldurile finale și verifică dacă fiecare devine soldul inițial următor. Un buget pe care îl poți reconcilia oferă o bază concretă pentru următoarea decizie de cheltuieli.