Um orçamento empresarial se torna útil quando você consegue explicar por que o dinheiro no banco difere do valor esperado. Em uma empresa de serviços nova, um pagamento atrasado de cliente e uma conta mais alta de fornecedor podem mudar a decisão de gastos do mês seguinte. Este exemplo acompanha essa mudança durante os primeiros três meses.
Todos os valores são fictícios, expressos em USD e usados somente para explicar o cálculo. Não são preços de mercado nem limites de gastos recomendados. O exemplo considera o caixa do negócio antes de impostos, financiamento e retiradas do proprietário. Inclua esses itens antes de aplicar a conta à sua situação, com orientação adequada às regras locais quando necessário.
Todos os valores excluem tributos sobre vendas, como o IVA, e o imposto de renda.
- Defina o alcance antes de inserir os números
- Registre os compromissos iniciais
- Monte o orçamento de caixa original para três meses
- Compare o primeiro mês com o que aconteceu
- Preserve o orçamento e atualize a previsão
- Teste a premissa de pagamento antes de comprometer dinheiro
- Use a revisão para tomar uma decisão de gasto
- Repita a mesma conferência todos os meses
- Conceitos relacionados do glossário
- Veja também
Defina o alcance antes de inserir os números
A empresa fictícia realiza pequenos serviços de manutenção de sites. O proprietário já tem um computador adequado, trabalha de casa e começa com 4 000 destinados ao negócio. As economias da família ficam fora desse valor. Cada serviço concluído deve gerar um pagamento de 500 e exige apoio externo de 100, pago no mesmo mês.
O proprietário planeja quatro serviços no primeiro mês, seis no segundo e oito no terceiro. São premissas, não vendas confirmadas. Cada serviço exige cinco horas do proprietário, portanto a execução ocupa 20, 30 e 40 horas, respectivamente. Vendas, administração e revisões precisam de tempo adicional. Confira se sua agenda comporta as duas partes antes de aceitar uma meta de vendas.
Este é um orçamento de caixa para o período de abertura. Mantenha um registro separado das faturas e do lucro contábil. Compras de equipamentos, atrasos de pagamento e retiradas do proprietário podem afetar o caixa de maneira diferente do lucro apresentado na contabilidade.
Registre os compromissos iniciais
As compras de abertura somam 1 000: 700 para um site básico e 300 para configuração de software. Os compromissos mensais são 250 de software, 150 de seguro e administração e 200 para um teste de marketing. Juntos somam 600 por mês. As categorias são ilustrativas e foram simplificadas de propósito.
Registre o fornecedor, a data de pagamento e as condições de cancelamento ao lado de cada valor. Uma assinatura anual paga antecipadamente entra no mês do pagamento nesta conta de caixa. Dividi-la em doze saídas iguais superestimaria o dinheiro disponível no início.
Separe custos únicos de custos recorrentes. Coloque os 100 de apoio por serviço em uma linha própria, pois esse pagamento varia com a quantidade de trabalho. Isso facilita a explicação das diferenças posteriores.
Monte o orçamento de caixa original para três meses
O plano inicial supõe que os clientes pagam no mês em que os serviços são concluídos. As compras de abertura acontecem no primeiro mês. A tabela não inclui novos aportes, empréstimos nem retiradas.
| Orçamento de caixa em USD | Mês 1 | Mês 2 | Mês 3 |
|---|---|---|---|
| Saldo inicial | 4 000 | 4 000 | 5 800 |
| Serviços concluídos | 4 | 6 | 8 |
| Pagamentos recebidos de clientes | 2 000 | 3 000 | 4 000 |
| Pagamentos por apoio externo | 400 | 600 | 800 |
| Compromissos mensais | 600 | 600 | 600 |
| Compras de abertura | 1 000 | 0 | 0 |
| Total de saídas de caixa | 2 000 | 1 200 | 1 400 |
| Saldo final | 4 000 | 5 800 | 8 400 |
Cada saldo inicial traz o saldo final do mês anterior. Confira essa ligação sempre que mudar a data de um recebimento ou pagamento.
Saldo final = saldo inicial + pagamentos recebidos de clientes - saídas de caixa.
O primeiro mês fecha em 4 000 + 2 000 - 2 000 = 4 000. O segundo fecha em 4 000 + 3 000 - 1 200 = 5 800. O terceiro fecha em 5 800 + 4 000 - 1 400 = 8 400. A conta do trimestre também fecha: 4 000 + 9 000 - 4 600 = 8 400.
Compare o primeiro mês com o que aconteceu
Suponha que a empresa conclua os quatro serviços planejados. Três clientes pagam 500 cada e o quarto paga no segundo mês. O apoio externo custa 120 por serviço, em vez dos 100 previstos. Todos os outros gastos correspondem ao plano original.
| Mês 1 (USD) | Orçamento | Realizado | Realizado menos orçamento |
|---|---|---|---|
| Pagamentos recebidos de clientes | 2 000 | 1 500 | -500 |
| Pagamentos por apoio externo | 400 | 480 | +80 |
| Compromissos mensais | 600 | 600 | 0 |
| Compras de abertura | 1 000 | 1 000 | 0 |
| Total de saídas de caixa | 2 000 | 2 080 | +80 |
| Saldo final | 4 000 | 3 420 | -580 |
O saldo final realizado é 4 000 + 1 500 - 2 080 = 3 420. A diferença de 580 tem duas causas: 500 ainda não foram recebidos e os gastos ficaram 80 acima do plano. Uma variação de despesas de +80 é desfavorável aqui. O sinal positivo não indica automaticamente um resultado bom.
Mantenha os 500 pendentes em uma lista de faturas com o vencimento. Registre a entrada somente quando o cliente pagar. Contabilizar como entrada de caixa tanto a fatura emitida quanto seu pagamento posterior duplicaria a mesma venda.
Preserve o orçamento e atualize a previsão
Mantenha o orçamento original visível. Acrescente uma coluna separada de previsão baseada nos dados mais recentes. Business.gov.au distingue orçamento e previsão: a previsão considera informações atuais.
No exemplo, seis e oito serviços continuam viáveis nos meses dois e três. Os 500 atrasados são esperados no segundo mês, e o apoio externo agora custa 120 por serviço. O proprietário também reduz o teste de marketing de 200 para 100 mensais, diminuindo os compromissos de 600 para 500. A economia pressupõe que o corte não altere a quantidade de serviços. Verifique essa dependência no seu próprio plano.
| Previsão atualizada em USD | Mês 2 | Mês 3 |
|---|---|---|
| Saldo inicial | 3 420 | 5 700 |
| Pagamentos pelos serviços do mês | 3 000 | 4 000 |
| Recebimento de fatura do mês 1 | 500 | 0 |
| Pagamentos por apoio externo | 720 | 960 |
| Compromissos mensais | 500 | 500 |
| Saldo final | 5 700 | 8 240 |
O segundo mês fecha em 3 420 + 3 000 + 500 - 720 - 500 = 5 700. O terceiro fecha em 5 700 + 4 000 - 960 - 500 = 8 240.
No trimestre, o apoio externo custa 360 a mais que o previsto: 18 serviços × 20. O corte no marketing economiza 200. Portanto, o saldo final atualizado é 8 400 - 360 + 200 = 8 240. A fatura atrasada muda o momento do recebimento, mas não o total recebido no trimestre se for paga conforme a premissa.
Teste a premissa de pagamento antes de comprometer dinheiro
Transfira o pagamento atrasado para depois do segundo mês e mantenha as outras premissas. O saldo final cai para 5 200 no segundo mês. Se a fatura também continuar em aberto até o fim do terceiro, esse mês fecha com 7 740. Evite financiar uma compra irreversível com dinheiro cuja data de recebimento é incerta.
Os totais mensais também podem esconder uma falta temporária de caixa. Acrescente datas de pagamento semanais quando contas grandes vencerem antes dos recebimentos dos clientes. Um saldo positivo no fim do mês não garante saldo positivo em cada dia anterior. O guia público sobre fluxo de caixa explica os saldos iniciais e finais.
Use a revisão para tomar uma decisão de gasto
Para esse proprietário fictício, a decisão imediata é reduzir o teste de marketing e adiar compras opcionais até receber a fatura atrasada. Ele mantém recursos para executar os serviços e verifica se o teste menor afeta as novas consultas. Caso menos serviços se tornem prováveis, a próxima previsão deve usar esse volume menor.
Sua reserva de caixa e seu orçamento de risco dependem das suas circunstâncias. O saldo de 3 420 do exemplo não é um nível universalmente seguro. Despesas pessoais do proprietário e pagamentos de impostos continuam excluídos, portanto a conta não determina por quanto tempo ele pode viver do negócio.
Repita a mesma conferência todos os meses
Salve o plano original, concilie recebimentos e pagamentos realizados com os registros bancários, explique cada diferença relevante e atualize os meses futuros. Atribua a cada premissa alterada uma pessoa responsável e uma próxima data de revisão. Mantenha os gastos mensais do negócio visíveis ao lado dos compromissos de pagamento próximos.
O próximo passo é substituir a quantidade de serviços, as datas de pagamento e os valores de fornecedores do exemplo pelos seus próprios dados. Recalcule os saldos finais e confira se cada um se torna o saldo inicial seguinte. Um orçamento que você consegue conciliar oferece uma base concreta para a próxima decisão de gasto.