O orçamento do primeiro site da empresa deve responder a duas perguntas: quanto dinheiro sai antes do lançamento e quanto você pagará para manter o site funcionando nos primeiros doze meses. Anote os dois valores antes de comparar propostas. Um pagamento inicial baixo pode vir acompanhado de um compromisso anual maior.
Comece pela função do site. Para uma nova empresa de serviços, ela pode ser explicar um serviço, mostrar a região atendida e permitir que o visitante peça um orçamento. Prepare o orçamento financeiro em torno desse escopo definido. Este guia usa valores fictícios para demonstrar os cálculos; eles não são preços atuais de fornecedores nem uma recomendação de gasto.
- Defina a primeira versão antes de pedir preços
- Separe implantação, manutenção e tempo do proprietário
- Use uma fórmula para o custo de doze meses
- Exemplo calculado para um pequeno site de serviços
- Compare propostas com o mesmo escopo
- Conte renovações e alterações antes de escolher
- Proteja o dinheiro necessário para continuar operando
- Preencha esta ficha antes de fechar o acordo
- Conceitos relacionados do glossário
- Veja também
Defina a primeira versão antes de pedir preços
Escreva uma descrição que outra pessoa possa orçar sem adivinhar. Especifique páginas, idioma, conteúdo, forma de contato e responsável por cada item. Diga se você fornecerá textos e fotografias prontos ou precisará contratar sua produção. Combine como o resultado será conferido no celular e no computador.
No exemplo, a descrição é de um site de serviços em um idioma, com página inicial, página do serviço, contato e informações obrigatórias sobre políticas. Um formulário simples envia uma consulta à empresa. Pagamentos on-line, agendamento e conta de cliente estão fora do escopo deste exemplo.
Sua empresa pode precisar de algumas dessas funções desde o primeiro dia. Inclua-as se o serviço não puder ser comprado ou prestado sem elas. Quando uma função for opcional, registre a decisão que justificaria adicioná-la depois. 'Clientes precisam reservar um horário sem telefonar' é um critério mais útil do que 'talvez queiramos agendamento algum dia'.
Separe implantação, manutenção e tempo do proprietário
A SBA inclui a criação de sites nas despesas iniciais e distingue gastos únicos e mensais. Aplique essa divisão a cada item da sua descrição.
Coloque design, configuração, redação inicial e fotografias nos custos únicos. Hospedagem, e-mail, manutenção e serviços pagos com renovação entram nos custos recorrentes. Registre quando cada pagamento vence. Uma cobrança anual é paga no vencimento, mesmo que você a divida por doze para planejar.
Mantenha seu próprio tempo em uma coluna separada. Escrever os textos por conta própria consome tempo, embora possa não gerar uma fatura de fornecedor. Se isso ocupar o lugar de trabalho remunerado, registre a troca sem tratar um valor horário hipotético como dinheiro saindo da conta. Evite contar a mesma tarefa como trabalho terceirizado e trabalho próprio.
Use uma fórmula para o custo de doze meses
Para um site simples sem tarifas por transação, comece com:
Custo de caixa do primeiro ano = pagamentos de implantação + cobranças anuais com vencimento no ano + doze pagamentos mensais + extras planejados.
Se uma assinatura começar mais tarde, use o número real de pagamentos no período escolhido. Para uma loja ou serviço de reservas pagas, acrescente cobranças variáveis com uma hipótese explícita de atividade. Separe essas estimativas dos compromissos fixos para enxergar o que muda com as vendas.
Depois calcule o dinheiro necessário imediatamente a partir das datas de pagamento. Um sinal e uma fatura final podem dividir a implantação, enquanto uma assinatura anual pode exigir pagamento integral antes do lançamento. Acrescente os impostos e as tarifas efetivos quando aplicáveis. Compare todas as propostas na mesma moeda e com a mesma base tributária.
Exemplo calculado para um pequeno site de serviços
Todos os valores deste exemplo são inventados, em USD, apenas para mostrar a conta. Considere que não há impostos ou tarifas adicionais no exercício. Substitua cada linha por preços escritos e condições de pagamento do seu projeto.
| Item | Condições de pagamento ilustrativas | Caixa no primeiro ano |
|---|---|---|
| Design e construção | 300 de sinal, 300 no lançamento | 600 |
| Edição dos textos iniciais | Pagamento antes do trabalho | 180 |
| Registro do domínio | Pagamento anual antes do lançamento | 24 |
| Hospedagem | 15 por mês, doze pagamentos | 180 |
| E-mail empresarial | 6 por mês, doze pagamentos | 72 |
| Total de pagamentos planejados | Antes da reserva | 1.056 |
A primeira rodada de pagamentos é 300 + 180 + 24 + 15 + 6 = 525. Os 300 restantes da construção vencem no lançamento. Os demais pagamentos de hospedagem e e-mail continuam mensalmente. No período completo, a soma é 600 + 180 + 24 + 180 + 72 = 1.056.
Suponha que o proprietário separe mais 120 para uma correção não planejada. Isso cria uma alocação orçamentária de 1.176, composta por 1.056 em pagamentos previstos e 120 mantidos em reserva. A reserva não é uma cobrança e não deve aparecer como dinheiro já gasto.
Agora altere as condições da hospedagem: os mesmos 180 precisam ser pagos anualmente, de forma antecipada. A primeira rodada passa a 690, porque 180 substitui o primeiro pagamento mensal de 15. O total do primeiro ano continua em 1.056. A diferença está na data em que o dinheiro sai.
Se o proprietário também gastar dez horas preparando o material, registre essas horas separadamente. Para uma comparação, atribuir a elas uma taxa hipotética de 25 por hora representa 250 de tempo do proprietário. A comparação combinada de dinheiro e tempo passa a 1.306 antes da reserva. Os pagamentos aos fornecedores continuam em 1.056.
Compare propostas com o mesmo escopo
Entregue a mesma descrição a cada fornecedor e peça que identifique o que não está incluído. Coloque as respostas ao lado do preço. Duas propostas não podem ser comparadas de forma justa se uma inclui texto pronto, revisão no celular e entrega dos acessos, enquanto a outra cobre apenas a construção das páginas.
Faça estas perguntas por escrito:
- Quais páginas, funções e idiomas estão incluídos?
- Quem fornece textos, imagens e materiais das políticas do site?
- Quantas rodadas de revisão estão incluídas e o que conta como revisão?
- O que deve ser pago antes do trabalho, no lançamento e ao longo do ano seguinte?
- Quais assinaturas renovam, por qual preço e em quais datas?
- Quem controla domínio, contas e acessos após a entrega?
- O que a manutenção cobre e como alterações extras são cobradas?
- O que pode ser exportado ou transferido se você mudar de fornecedor?
Trate um item sem resposta como custo desconhecido, não como zero. Peça uma resposta escrita antes de aceitar a proposta. Um preço baixo para outra entrega não demonstra que a proposta mais completa esteja cara demais.
Conte renovações e alterações antes de escolher
Crie uma linha de segundo ano para cada item recorrente, inclusive preços promocionais que terminam. Mantenha o total do primeiro ano separado do total de renovação. Se uma cobrança ilustrativa de hospedagem subisse de 180 para 240, a diferença anual seria 60, mantendo o restante igual. É outra hipótese aritmética, sem afirmar nada sobre um fornecedor.
Pergunte também o que acontece ao mudar um telefone, adicionar um serviço ou precisar consertar o formulário. Registre o que está incluído, o que você consegue fazer e o que gera outra fatura. Se a manutenção vier no pacote, verifique o escopo antes de acrescentar outra provisão para o mesmo trabalho.
Revise o gasto mensal da empresa incluindo os compromissos recorrentes do site. Deixe as datas anuais visíveis ao lado da média mensal. A média sozinha pode esconder uma cobrança que chega antes do dinheiro de clientes.
Proteja o dinheiro necessário para continuar operando
Compare o calendário de pagamentos do site com o restante do plano de abertura. Inclua outros compromissos iniciais e a reserva de caixa destinada a cobrir déficits operacionais. Um site pode caber em seu próprio orçamento e ainda deixar a empresa sem dinheiro para outras necessidades.
Use seu orçamento de risco existente como limite para a abertura inteira. Não conte o mesmo dinheiro como reserva do site e como proteção para aluguel ou outras contas. Dê uma finalidade a cada reserva e mantenha o saldo não gasto visível.
Se o plano superar o dinheiro alocado, reveja o escopo opcional, compare outra proposta equivalente ou mude a data de lançamento. Preserve as funções necessárias ao objetivo declarado do site. Um site destinado a receber consultas deve continuar oferecendo um meio funcional para o visitante entrar em contato.
Preencha esta ficha antes de fechar o acordo
Copie estes campos para uma nota ou planilha e preencha com a descrição e as propostas escritas:
- Objetivo do site e escopo obrigatório da primeira versão.
- Pagamentos de implantação com datas do sinal e da parcela final.
- Serviços mensais, cobranças anuais e datas de renovação.
- Responsáveis por conteúdo, fotografia e manutenção.
- Tarifas variáveis e hipóteses de atividade usadas.
- Primeira rodada de pagamentos e total devido até o lançamento.
- Total de caixa em doze meses, com a base tributária indicada.
- Reserva separada, horas do proprietário e renovações do segundo ano.
- Acordos sobre acesso, entrega e transferência.
Confira os cálculos uma vez pelos totais anuais e outra pelas datas dos pagamentos. Ambos devem descrever os mesmos compromissos. Guarde o escopo aceito junto ao calendário de pagamentos para comparar mudanças posteriores com o acordo original. Sua próxima ação é completar um orçamento usando preços reais por escrito antes de autorizar o trabalho.