Et bedriftsbudsjett blir nyttig når du kan forklare hvorfor pengene på konto avviker fra beløpet du forventet. I en ny tjenestebedrift kan én forsinket kundebetaling og én dyrere leverandørregning endre neste måneds beslutning om innkjøp. Dette regneeksempelet følger en slik endring gjennom de første tre månedene.
Alle beløp er oppdiktet, oppgitt i USD og brukes bare for å forklare regnestykket. De er verken markedspriser eller anbefalte utgiftsgrenser. Eksempelet omfatter bedriftens kontanter før skatt, finansiering og eieruttak. Legg til disse postene før du bruker beregningen på din egen situasjon, med lokalt tilpasset rådgivning der det trengs.
Alle beløp er uten omsetningsavgifter som merverdiavgift og uten inntektsskatt.
- Avgrens budsjettet før du fyller inn tall
- Skriv ned de første forpliktelsene
- Lag det opprinnelige kontantbudsjettet for tre måneder
- Sammenlign måned én med det som faktisk skjedde
- Behold budsjettet og oppdater prognosen
- Test betalingsantakelsen før du binder penger
- Bruk gjennomgangen til én utgiftsbeslutning
- Gjenta den samme kontrollen hver måned
- Relaterte begreper i ordlisten
- Se også
Avgrens budsjettet før du fyller inn tall
Den fiktive bedriften utfører mindre vedlikeholdsoppdrag for nettsider. Eieren har allerede en egnet datamaskin, arbeider hjemmefra og starter med 4 000 i bedriftskontoen. Husholdningens sparepenger holdes utenfor dette beløpet. Hvert fullført oppdrag skal gi en betaling på 500 og krever ekstern hjelp for 100, betalt samme måned.
Eieren planlegger fire oppdrag i måned én, seks i måned to og åtte i måned tre. Dette er antakelser, ikke bekreftede salg. Ett oppdrag krever fem av eierens arbeidstimer, slik at levering tar henholdsvis 20, 30 og 40 timer. Salg, administrasjon og endringer krever ekstra tid. Sjekk at din egen kalender har plass til begge deler før du godtar et salgsmål.
Dette er et kontantbudsjett for oppstartsperioden. Før en egen oversikt over fakturaer og regnskapsmessig resultat. Utstyrskjøp, betalingsforsinkelser og eieruttak kan påvirke kontantene annerledes enn overskuddet i regnskapet.
Skriv ned de første forpliktelsene
Innkjøp ved oppstart utgjør 1 000: 700 til en enkel nettside og 300 til oppsett av programvare. De månedlige forpliktelsene er 250 til programvare, 150 til forsikring og administrasjon og 200 til en markedsføringstest. Til sammen blir dette 600 hver måned. Kategoriene er eksempler og er bevisst forenklet.
Noter leverandør, betalingsdato og oppsigelsesvilkår ved hvert beløp. Et årsabonnement betalt på forskudd hører til betalingsmåneden i denne kontantberegningen. Fordeler du det på tolv like utbetalinger, viser budsjettet for mye tilgjengelige penger i starten.
Skill engangskostnader fra løpende kostnader. Før de 100 til hjelp per oppdrag på en egen linje, siden denne betalingen varierer med arbeidsmengden. Da blir det lettere å forklare senere avvik i bedriftsutgiftene.
Lag det opprinnelige kontantbudsjettet for tre måneder
Den opprinnelige planen forutsetter at kundene betaler samme måned som oppdragene fullføres. Oppstartsinnkjøpene skjer i måned én. Tabellen inneholder ingen ytterligere kapitalinnskudd, lån eller uttak.
| Kontantbudsjett i USD | Måned 1 | Måned 2 | Måned 3 |
|---|---|---|---|
| Inngående saldo | 4 000 | 4 000 | 5 800 |
| Fullførte oppdrag | 4 | 6 | 8 |
| Mottatte kundebetalinger | 2 000 | 3 000 | 4 000 |
| Betaling for ekstern hjelp | 400 | 600 | 800 |
| Månedlige forpliktelser | 600 | 600 | 600 |
| Innkjøp ved oppstart | 1 000 | 0 | 0 |
| Samlede utbetalinger | 2 000 | 1 200 | 1 400 |
| Utgående saldo | 4 000 | 5 800 | 8 400 |
Hver inngående saldo viderefører forrige måneds utgående saldo. Sjekk denne sammenhengen hver gang du endrer en innbetalingsdato eller betalingsfrist.
Utgående saldo = inngående saldo + mottatte kundebetalinger - utbetalinger.
Måned én slutter med 4 000 + 2 000 - 2 000 = 4 000. Måned to slutter med 4 000 + 3 000 - 1 200 = 5 800. Måned tre slutter med 5 800 + 4 000 - 1 400 = 8 400. Hele kvartalet stemmer også: 4 000 + 9 000 - 4 600 = 8 400.
Sammenlign måned én med det som faktisk skjedde
Anta at bedriften fullfører alle fire planlagte oppdrag. Tre kunder betaler 500 hver, mens den fjerde betaler i måned to. Ekstern hjelp koster 120 per oppdrag i stedet for de antatte 100. Alle andre utgifter følger den opprinnelige planen.
| Måned 1 (USD) | Budsjett | Faktisk | Faktisk minus budsjett |
|---|---|---|---|
| Mottatte kundebetalinger | 2 000 | 1 500 | -500 |
| Betaling for ekstern hjelp | 400 | 480 | +80 |
| Månedlige forpliktelser | 600 | 600 | 0 |
| Innkjøp ved oppstart | 1 000 | 1 000 | 0 |
| Samlede utbetalinger | 2 000 | 2 080 | +80 |
| Utgående saldo | 4 000 | 3 420 | -580 |
Faktisk utgående saldo er 4 000 + 1 500 - 2 080 = 3 420. Avviket på 580 har to årsaker: 500 er ennå ikke mottatt, og utbetalingene var 80 høyere enn planlagt. Et utgiftsavvik på +80 er ugunstig her. Et positivt fortegn betyr ikke automatisk et godt resultat.
Behold de ubetalte 500 i en fakturaoversikt med forfallsdato. Registrer innbetalingen først når kunden betaler. Teller du både den utstedte fakturaen og den senere betalingen som kontantinntekt, har du telt samme salg to ganger.
Behold budsjettet og oppdater prognosen
La det opprinnelige budsjettet være synlig. Legg til en egen prognosekolonne basert på de nyeste opplysningene. Business.gov.au skiller budsjett fra prognose: prognosen bygger på aktuell informasjon.
I eksempelet er seks og åtte oppdrag fortsatt gjennomførbart i måned to og tre. De forsinkede 500 forventes i måned to, og ekstern hjelp koster nå 120 per oppdrag. Eieren reduserer også markedsføringstesten fra 200 til 100 per måned, slik at forpliktelsene faller fra 600 til 500. Innsparingen forutsetter at kuttet ikke endrer antallet oppdrag. Kontroller denne avhengigheten i din egen plan.
| Oppdatert prognose i USD | Måned 2 | Måned 3 |
|---|---|---|
| Inngående saldo | 3 420 | 5 700 |
| Betaling for månedens oppdrag | 3 000 | 4 000 |
| Betaling av faktura fra måned 1 | 500 | 0 |
| Betaling for ekstern hjelp | 720 | 960 |
| Månedlige forpliktelser | 500 | 500 |
| Utgående saldo | 5 700 | 8 240 |
Måned to slutter med 3 420 + 3 000 + 500 - 720 - 500 = 5 700. Måned tre slutter med 5 700 + 4 000 - 960 - 500 = 8 240.
For hele kvartalet koster ekstern hjelp 360 mer enn planlagt: 18 oppdrag × 20. Markedsføringskuttet sparer 200. Oppdatert sluttsaldo blir derfor 8 400 - 360 + 200 = 8 240. Den forsinkede fakturaen endrer tidspunktet, men ikke kvartalets samlede innbetalinger hvis den blir betalt som antatt.
Test betalingsantakelsen før du binder penger
Flytt den forsinkede betalingen ut av måned to og behold alle andre antakelser. Utgående saldo faller da til 5 200 i måned to. Hvis fakturaen også er ubetalt ved utgangen av måned tre, blir saldoen den måneden 7 740. Unngå å finansiere et kjøp du ikke kan reversere med penger som har en usikker mottaksdato.
Månedssummer kan også skjule en midlertidig pengemangel. Legg inn ukentlige betalingsdatoer når store regninger kommer før kundebetalingene. Positiv saldo ved månedsslutt garanterer ikke at kontoen er positiv hver eneste dag før det. Myndighetenes veiledning om kontantstrøm forklarer inngående og utgående saldo.
Bruk gjennomgangen til én utgiftsbeslutning
For denne fiktive eieren er beslutningen nå å redusere markedsføringstesten og utsette valgfrie innkjøp til den forsinkede fakturaen er betalt. Eieren sikrer finansiering av leveransen og undersøker om den mindre testen påvirker nye henvendelser. Blir færre oppdrag sannsynlige, må neste prognose bruke dette lavere volumet.
Din kontantbuffer og ditt risikobudsjett avhenger av situasjonen din. Saldoen på 3 420 i eksempelet er ikke et universelt trygt nivå. Eierens levekostnader og skatt er fortsatt utelatt, så beregningen kan ikke avgjøre hvor lenge personen kan leve av bedriften.
Gjenta den samme kontrollen hver måned
Lagre den opprinnelige planen, avstem faktiske inn- og utbetalinger mot bankopplysningene, forklar hvert vesentlig avvik og oppdater deretter kommende måneder. Gi hver endret antakelse en ansvarlig person og en ny kontrollfrist. Ha månedlige utbetalinger synlig sammen med kommende betalingsforpliktelser.
Neste steg er å erstatte eksempelets oppdragsantall, betalingsdatoer og leverandørbeløp med egne opplysninger. Beregn sluttsaldoene på nytt og kontroller at hver blir neste måneds startsaldo. Et budsjett du kan avstemme, gir et konkret grunnlag for neste utgiftsbeslutning.