Ejemplo de presupuesto empresarial para los primeros tres meses

Un presupuesto empresarial resulta útil cuando puedes explicar por qué el dinero en el banco difiere de la cantidad que esperabas. En una empresa de servicios nueva, un pago atrasado de un cliente y una factura más alta de un proveedor pueden cambiar la decisión de gasto del mes siguiente. Este ejemplo sigue ese cambio durante los primeros tres meses.

Todos los importes son ficticios, están expresados en USD y sirven únicamente para explicar los cálculos. No son precios de mercado ni límites de gasto recomendados. El ejemplo abarca el dinero del negocio antes de impuestos, financiamiento y retiros del propietario. Agrega esas partidas antes de aplicar el cálculo a tu situación, con asesoramiento adecuado para tu país cuando haga falta.

Todos los importes excluyen impuestos sobre las ventas, como el IVA, y el impuesto sobre la renta.

Define el alcance antes de introducir cifras

La empresa ficticia realiza pequeños trabajos de mantenimiento de sitios web. El propietario ya tiene una computadora adecuada, trabaja desde casa y empieza con 4 000 en efectivo para el negocio. Los ahorros del hogar quedan fuera de ese importe. Cada trabajo terminado debería generar un pago de 500 y necesita apoyo externo por 100, pagado en el mismo mes.

El propietario prevé cuatro trabajos en el primer mes, seis en el segundo y ocho en el tercero. Son supuestos, no ventas confirmadas. Cada trabajo necesita cinco horas del propietario, de modo que la entrega ocupa 20, 30 y 40 horas respectivamente. Las ventas, la administración y las revisiones requieren tiempo adicional. Comprueba que tu calendario pueda cubrir ambas partes antes de aceptar una meta de ventas.

Este es un presupuesto de caja para el arranque. Lleva un registro separado de las facturas y de la utilidad contable. Las compras de equipo, las demoras de pago y los retiros del propietario pueden afectar al efectivo de forma distinta a la utilidad que muestran las cuentas.

Anota los compromisos iniciales

Las compras de arranque suman 1 000: 700 para un sitio web básico y 300 para configurar software. Los compromisos mensuales son 250 de software, 150 de seguros y administración, y 200 para una prueba de marketing. Juntos suman 600 al mes. Las categorías son ilustrativas y deliberadamente sencillas.

Anota el proveedor, la fecha de pago y las condiciones de cancelación junto a cada importe. Una suscripción anual pagada por adelantado corresponde al mes del pago en este cálculo de caja. Dividirla en doce salidas iguales exageraría el dinero disponible al principio.

Separa los costos únicos de los costos recurrentes. Coloca los 100 de apoyo por trabajo en una línea independiente porque ese pago cambia con la cantidad de trabajo. Así será más fácil explicar las diferencias posteriores.

Prepara el presupuesto de caja original para tres meses

El plan inicial supone que los clientes pagan en el mes en que se terminan sus trabajos. Las compras de arranque se realizan en el primer mes. La tabla no incluye nuevas aportaciones de capital, préstamos ni retiros.

Cada saldo inicial arrastra el saldo final del mes anterior. Comprueba esta conexión cada vez que cambies una fecha de cobro o de pago.

Saldo final = saldo inicial + pagos recibidos de clientes - salidas de dinero.

El primer mes cierra con 4 000 + 2 000 - 2 000 = 4 000. El segundo cierra con 4 000 + 3 000 - 1 200 = 5 800. El tercero cierra con 5 800 + 4 000 - 1 400 = 8 400. También cuadra el trimestre completo: 4 000 + 9 000 - 4 600 = 8 400.

Compara el primer mes con lo que ocurrió

Supón que la empresa termina los cuatro trabajos previstos. Tres clientes pagan 500 cada uno y el cuarto paga en el segundo mes. El apoyo externo cuesta 120 por trabajo en lugar de los 100 previstos. Los demás gastos coinciden con el plan original.

El saldo final real es 4 000 + 1 500 - 2 080 = 3 420. La diferencia de 580 tiene dos causas: todavía no se cobraron 500 y se gastaron 80 por encima del plan. Una desviación de gastos de +80 es desfavorable aquí. El signo positivo no significa automáticamente un buen resultado.

Mantén los 500 pendientes en una lista de facturas con su fecha de vencimiento. Registra el cobro únicamente cuando el cliente pague. Contar como entrada de efectivo tanto la factura emitida como su pago posterior duplicaría la misma venta.

Conserva el presupuesto y actualiza el pronóstico

Mantén visible el presupuesto original. Agrega una columna de pronóstico basada en los datos más recientes. Business.gov.au distingue presupuesto y pronóstico: el pronóstico incorpora información actual.

En el ejemplo, seis y ocho trabajos siguen siendo posibles en los meses dos y tres. Los 500 atrasados se esperan en el segundo mes y el apoyo cuesta ahora 120 por trabajo. El propietario también reduce la prueba de marketing de 200 a 100 mensuales, bajando los compromisos de 600 a 500. Ese ahorro supone que el recorte no cambia el número de trabajos. Verifica esta dependencia en tu propio plan.

El segundo mes cierra con 3 420 + 3 000 + 500 - 720 - 500 = 5 700. El tercero cierra con 5 700 + 4 000 - 960 - 500 = 8 240.

En todo el trimestre, el apoyo cuesta 360 más de lo previsto: 18 trabajos × 20. La reducción del marketing ahorra 200. Por eso, el saldo final actualizado es 8 400 - 360 + 200 = 8 240. La factura atrasada cambia el momento del cobro, pero no el total de cobros del trimestre si se paga según lo supuesto.

Prueba el supuesto de pago antes de comprometer dinero

Mueve ese pago atrasado fuera del segundo mes y deja los demás supuestos iguales. El saldo final baja a 5 200 en el segundo mes. Si la factura sigue sin pagarse al final del tercero, ese mes cierra con 7 740. Evita financiar una compra irreversible con dinero cuya fecha de cobro es incierta.

Los totales mensuales también pueden ocultar una falta temporal de efectivo. Agrega fechas de pago semanales cuando las facturas importantes venzan antes que los cobros de clientes. Un saldo positivo al cierre no garantiza que la cuenta sea positiva todos los días anteriores. La guía pública sobre flujo de caja explica los saldos iniciales y finales.

Usa la revisión para tomar una decisión de gasto

Para este propietario ficticio, la decisión inmediata consiste en reducir la prueba de marketing y posponer las compras opcionales hasta cobrar la factura atrasada. Conserva fondos para realizar los trabajos y verifica si la prueba más pequeña afecta a las nuevas consultas. Si resulta probable recibir menos trabajos, el siguiente pronóstico debe usar ese volumen menor.

Tu colchón de efectivo y tu presupuesto de riesgo dependen de tus circunstancias. El saldo de 3 420 del ejemplo no es un nivel seguro universal. Los gastos de vida del propietario y los impuestos siguen excluidos, por lo que el cálculo no determina cuánto tiempo puede vivir de la empresa.

Repite la misma comprobación cada mes

Guarda el plan original, concilia los cobros y pagos reales con los registros bancarios, explica cada diferencia relevante y actualiza los meses futuros. Asigna a cada supuesto modificado una persona responsable y una próxima fecha de revisión. Mantén visibles los gastos mensuales del negocio junto a los compromisos de pago próximos.

El siguiente paso es sustituir la cantidad de trabajos, las fechas de cobro y los importes de proveedores del ejemplo por tus propios datos. Vuelve a calcular los saldos finales y comprueba que cada uno pase al saldo inicial siguiente. Un presupuesto que puedes conciliar proporciona una base concreta para la próxima decisión de gasto.

Conceptos relacionados del glosario

• Costos únicos
• Costos recurrentes
• Gastos mensuales del negocio
• Colchón de efectivo
• Presupuesto de riesgo

Consulta también

• Costos iniciales de diseño web independiente
• Costos iniciales de un asistente virtual