Προϋπολογισμός για την πρώτη ιστοσελίδα της επιχείρησης

Ο προϋπολογισμός για την πρώτη ιστοσελίδα της επιχείρησής σου πρέπει να απαντά σε δύο ερωτήσεις: πόσα χρήματα θα φύγουν πριν από τη δημοσίευση και πόσα θα πληρώσεις για να λειτουργεί ο ιστότοπος τους πρώτους δώδεκα μήνες. Γράψε και τα δύο ποσά πριν συγκρίνεις προτάσεις. Μια μικρή αρχική πληρωμή μπορεί να συνοδεύεται από μεγαλύτερη ετήσια δέσμευση.

Ξεκίνα από τη δουλειά που πρέπει να κάνει ο ιστότοπος. Για μια νέα επιχείρηση υπηρεσιών, μπορεί να εξηγεί μία υπηρεσία, να δείχνει την περιοχή που καλύπτεις και να επιτρέπει στον επισκέπτη να ζητήσει προσφορά. Χτίσε τον προϋπολογισμό γύρω από αυτό το καθορισμένο αντικείμενο. Ο οδηγός χρησιμοποιεί φανταστικά ποσά για να δείξει τους υπολογισμούς. Δεν είναι τρέχουσες τιμές προμηθευτών ούτε συνιστώμενο ύψος δαπάνης.

Καθόρισε την πρώτη έκδοση πριν ζητήσεις τιμές

Γράψε μια περιγραφή απαιτήσεων που κάποιος άλλος μπορεί να κοστολογήσει χωρίς να μαντεύει. Προσδιόρισε σελίδες, γλώσσα, περιεχόμενο, τρόπο επικοινωνίας και υπεύθυνο για κάθε στοιχείο. Δήλωσε αν θα δώσεις έτοιμα κείμενα και φωτογραφίες ή αν χρειάζεται να παραχθούν. Συμφώνησε πώς θα ελέγξεις το αποτέλεσμα σε κινητό και υπολογιστή.

Στο παράδειγμά μας, πρόκειται για ιστότοπο υπηρεσιών σε μία γλώσσα, με αρχική σελίδα, σελίδα υπηρεσίας, σελίδα επικοινωνίας και τις απαραίτητες πληροφορίες πολιτικών. Μια απλή φόρμα ενδιαφέροντος στέλνει μήνυμα στην επιχείρηση. Η ηλεκτρονική πληρωμή, η κράτηση ραντεβού και ο λογαριασμός πελάτη βρίσκονται εκτός του συγκεκριμένου παραδείγματος.

Η δική σου επιχείρηση μπορεί να χρειάζεται κάποιες από αυτές τις λειτουργίες από την πρώτη ημέρα. Πρόσθεσέ τες αν η υπηρεσία δεν μπορεί να αγοραστεί ή να παραδοθεί χωρίς αυτές. Όταν μια λειτουργία είναι προαιρετική, κατέγραψε ποια συνθήκη θα δικαιολογούσε την προσθήκη της αργότερα. Το 'οι πελάτες χρειάζεται να κλείνουν ώρα χωρίς τηλεφώνημα' είναι πιο χρήσιμο κριτήριο από το 'ίσως θέλουμε κρατήσεις κάποτε'.

Χώρισε αρχικά έξοδα, λειτουργικά έξοδα και προσωπικό χρόνο

Οι οδηγίες της SBA για τον επιχειρηματικό σχεδιασμό περιλαμβάνουν τη δημιουργία ιστοσελίδας στα έξοδα εκκίνησης και διαχωρίζουν τα εφάπαξ από τα μηνιαία κόστη. Εφάρμοσε αυτή τη διάκριση σε κάθε στοιχείο των δικών σου απαιτήσεων.

Βάλε τον σχεδιασμό, την εγκατάσταση, τα αρχικά κείμενα και τη φωτογράφιση στα εφάπαξ κόστη. Βάλε τη φιλοξενία, το email, τη συντήρηση και τις πληρωμένες υπηρεσίες που ανανεώνονται στα επαναλαμβανόμενα κόστη. Κατέγραψε πότε πρέπει να γίνει κάθε πληρωμή. Ένας ετήσιος λογαριασμός πληρώνεται στην ημερομηνία λήξης του, ακόμη κι αν τον διαιρείς διά δώδεκα για τον σχεδιασμό.

Κράτα τον δικό σου χρόνο σε ξεχωριστή στήλη. Η συγγραφή των κειμένων από εσένα καταναλώνει χρόνο, παρότι μπορεί να μη δημιουργεί τιμολόγιο προμηθευτή. Αν αντικαθιστά αμειβόμενη εργασία, σημείωσε την ανταλλαγή χωρίς να αντιμετωπίζεις μια υποθετική ωριαία αξία ως χρήματα που φεύγουν από την τράπεζα. Απόφυγε να μετράς την ίδια εργασία και ως ανάθεση σε τρίτο και ως χρόνο του ιδιοκτήτη.

Χρησιμοποίησε έναν τύπο κόστους για δώδεκα μήνες

Για έναν απλό ιστότοπο χωρίς χρεώσεις συναλλαγών, ξεκίνα με:

Πληρωμές πρώτου έτους = πληρωμές δημιουργίας + ετήσιοι λογαριασμοί που λήγουν μέσα στο έτος + δώδεκα μηνιαίες πληρωμές + προγραμματισμένα πρόσθετα.

Αν μια συνδρομή ξεκινά αργότερα, χρησιμοποίησε τον πραγματικό αριθμό πληρωμών στην περίοδο που επέλεξες. Για κατάστημα ή υπηρεσία κρατήσεων με πληρωμή, πρόσθεσε μεταβλητές χρεώσεις με βάση μια σαφώς δηλωμένη υπόθεση δραστηριότητας. Χώρισε αυτές τις εκτιμήσεις από τις σταθερές δεσμεύσεις, ώστε να βλέπεις τι αλλάζει με τις πωλήσεις.

Έπειτα υπολόγισε την άμεση ανάγκη σε χρήματα από τις ημερομηνίες πληρωμής. Μια προκαταβολή και ένα τελικό τιμολόγιο μπορούν να μοιράσουν το κόστος δημιουργίας, ενώ μια ετήσια συνδρομή μπορεί να απαιτεί πλήρη εξόφληση πριν από τη δημοσίευση. Πρόσθεσε τους πραγματικούς φόρους και τα τέλη πληρωμής όπου ισχύουν. Χρησιμοποίησε το ίδιο νόμισμα και την ίδια βάση υπολογισμού φόρων σε κάθε πρόταση που συγκρίνεις.

Παράδειγμα για έναν μικρό ιστότοπο υπηρεσιών

Κάθε ποσό του παραδείγματος είναι επινοημένο, σε USD, αποκλειστικά για την παρουσίαση του υπολογισμού. Για την άσκηση υποθέτουμε ότι δεν υπάρχουν πρόσθετοι φόροι ή τέλη πληρωμής. Αντικατάστησε κάθε γραμμή με γραπτές τιμές και όρους πληρωμής για το δικό σου έργο.

Ο πρώτος γύρος πληρωμών είναι 300 + 180 + 24 + 15 + 6 = 525. Η υπόλοιπη πληρωμή κατασκευής, ύψους 300, οφείλεται στη δημοσίευση. Οι υπόλοιπες πληρωμές φιλοξενίας και email ακολουθούν κάθε μήνα. Για ολόκληρη την περίοδο, οι πληρωμές φτάνουν συνολικά 600 + 180 + 24 + 180 + 72 = 1.056.

Ας υποθέσουμε ότι ο ιδιοκτήτης κρατά ξεχωριστά 120 για μια απρογραμμάτιστη διόρθωση. Αυτό δημιουργεί συνολική κατανομή προϋπολογισμού 1.176, αποτελούμενη από 1.056 σε προγραμματισμένες πληρωμές και 120 σε αποθεματικό. Το αποθεματικό δεν είναι λογαριασμός και δεν πρέπει να αναφέρεται ως χρήματα που έχουν ήδη δαπανηθεί.

Άλλαξε τώρα τους όρους φιλοξενίας: τα ίδια 180 πρέπει να πληρωθούν ετησίως προκαταβολικά. Ο πρώτος γύρος πληρωμών γίνεται 690, επειδή τα 180 αντικαθιστούν την πρώτη μηνιαία πληρωμή των 15. Το σύνολο του πρώτου έτους παραμένει 1.056. Αλλάζει το πότε φεύγουν τα χρήματα.

Αν ο ιδιοκτήτης αφιερώσει επίσης δέκα ώρες στην προετοιμασία υλικού, κατέγραψε αυτές τις ώρες ξεχωριστά. Για μια άσκηση σύγκρισης, η αποτίμησή τους με υποθετική αξία 25 ανά ώρα δίνει 250 για τον χρόνο του ιδιοκτήτη. Έτσι, η σύγκριση που συνδυάζει χρήματα και χρόνο φτάνει στα 1.306 πριν από το αποθεματικό. Οι πληρωμές προς τους προμηθευτές παραμένουν 1.056.

Σύγκρινε προσφορές με το ίδιο αντικείμενο

Δώσε σε κάθε προμηθευτή την ίδια περιγραφή απαιτήσεων και ζήτησε να προσδιορίσει τις εξαιρέσεις. Βάλε τις απαντήσεις δίπλα στην τιμή. Δύο προτάσεις δεν συγκρίνονται δίκαια όταν η μία περιλαμβάνει έτοιμα κείμενα, ελέγχους σε κινητό και παράδοση, ενώ η άλλη περιλαμβάνει μόνο κατασκευή σελίδων.

Ρώτησε γραπτώς:

• Ποιες σελίδες, λειτουργίες και γλώσσες περιλαμβάνονται;
• Ποιος παρέχει κείμενα, εικόνες και υλικό πολιτικών;
• Πόσοι γύροι διορθώσεων περιλαμβάνονται και τι θεωρείται διόρθωση;
• Τι πληρώνεται πριν από την εργασία, στη δημοσίευση και στο επόμενο έτος;
• Ποιες συνδρομές ανανεώνονται, σε ποια τιμή και σε ποιες ημερομηνίες;
• Ποιος ελέγχει το όνομα χώρου, τους λογαριασμούς και την πρόσβαση μετά την παράδοση;
• Τι καλύπτει η συντήρηση και πώς τιμολογούνται οι πρόσθετες αλλαγές;
• Τι μπορεί να εξαχθεί ή να μεταφερθεί αν αλλάξεις προμηθευτή;

Αντιμετώπισε ένα αναπάντητο στοιχείο ως άγνωστο κόστος, χωρίς να του αποδίδεις μηδενική αξία. Ζήτησε γραπτή απάντηση πριν αποδεχτείς την πρόταση. Μια χαμηλή τιμή για διαφορετικό παραδοτέο δεν αποδεικνύει ότι η πληρέστερη πρόταση είναι υπερτιμημένη.

Υπολόγισε ανανεώσεις και αλλαγές πριν επιλέξεις

Δημιούργησε μια γραμμή δεύτερου έτους για κάθε επαναλαμβανόμενο στοιχείο, συμπεριλαμβάνοντας τις προσφορές τιμών που λήγουν. Κράτα χωριστά το σύνολο του πρώτου έτους και το σύνολο των ανανεώσεων. Αν ένας ενδεικτικός λογαριασμός φιλοξενίας αυξανόταν από 180 σε 240, η ετήσια διαφορά θα ήταν 60, ακόμη κι αν δεν άλλαζε τίποτε άλλο. Πρόκειται για άλλη μία αριθμητική υπόθεση και όχι για ισχυρισμό σχετικά με πάροχο.

Ρώτησε επίσης τι γίνεται όταν αλλάζεις αριθμό τηλεφώνου, προσθέτεις υπηρεσία ή χρειάζεσαι επισκευή φόρμας. Κατέγραψε τι περιλαμβάνεται, τι μπορείς να κάνεις μόνος σου και τι δημιουργεί επιπλέον τιμολόγιο. Αν η συντήρηση περιλαμβάνεται στο πακέτο, έλεγξε το αντικείμενό της πριν προσθέσεις δεύτερη πρόβλεψη συντήρησης για την ίδια εργασία.

Επανεξέτασε τη μηνιαία κατανάλωση μετρητών, συμπεριλαμβάνοντας τις επαναλαμβανόμενες δεσμεύσεις του ιστοτόπου. Κράτα ορατές τις ημερομηνίες ετήσιων πληρωμών δίπλα στον μηνιαίο μέσο όρο. Ο μέσος όρος μόνος του μπορεί να κρύψει έναν λογαριασμό που φτάνει πριν από τις εισπράξεις πελατών.

Προστάτεψε τα χρήματα που χρειάζεται η λειτουργία

Σύγκρινε το πρόγραμμα πληρωμών του ιστοτόπου με το υπόλοιπο πλάνο εκκίνησης. Συμπερίλαβε τις άλλες αρχικές δεσμεύσεις και το αποθεματικό μετρητών για λειτουργικά ελλείμματα. Ένας ιστότοπος μπορεί να χωρά στον δικό του προϋπολογισμό, αφήνοντας την επιχείρηση χωρίς χρήματα για άλλες ανάγκες.

Χρησιμοποίησε τον υπάρχοντα προϋπολογισμό κινδύνου ως όριο για ολόκληρη την εκκίνηση. Μην υπολογίζεις τα ίδια χρήματα και ως αποθεματικό ιστοτόπου και ως απόθεμα για ενοίκιο ή άλλους λογαριασμούς. Ανάθεσε σε κάθε αποθεματικό έναν σκοπό και κράτα ορατό το αδιάθετο ποσό.

Αν το πλάνο ξεπερνά τα χρήματα που έχεις διαθέσει, επανεξέτασε τις προαιρετικές λειτουργίες, σύγκρινε άλλη ισοδύναμη πρόταση ή άλλαξε τον χρόνο δημοσίευσης. Διατήρησε τις λειτουργίες που χρειάζονται για τον δηλωμένο σκοπό του ιστοτόπου. Ένας ιστότοπος συλλογής αιτημάτων πρέπει να εξακολουθεί να παρέχει λειτουργικό τρόπο επικοινωνίας του επισκέπτη μαζί σου.

Συμπλήρωσε αυτό το φύλλο προϋπολογισμού πριν συμφωνήσεις

Αντέγραψε τα παρακάτω πεδία σε σημείωση ή υπολογιστικό φύλλο και συμπλήρωσέ τα από τις απαιτήσεις και τις γραπτές προτάσεις:

• Σκοπός ιστοτόπου και απαραίτητο αντικείμενο πρώτης έκδοσης.
• Πληρωμές δημιουργίας, με ημερομηνίες προκαταβολής και εξόφλησης.
• Μηνιαίες υπηρεσίες, ετήσιοι λογαριασμοί και ημερομηνίες ανανέωσης.
• Ευθύνες για περιεχόμενο, φωτογράφιση και συντήρηση.
• Μεταβλητές χρεώσεις και υποθέσεις δραστηριότητας που τις στηρίζουν.
• Πρώτος γύρος πληρωμών και συνολικά χρήματα που οφείλονται μέχρι τη δημοσίευση.
• Σύνολο πληρωμών δώδεκα μηνών, με δηλωμένη βάση φόρων.
• Ξεχωριστό αποθεματικό, ώρες ιδιοκτήτη και ανανεώσεις δεύτερου έτους.
• Ρυθμίσεις πρόσβασης, παράδοσης και μεταφοράς.

Έλεγξε τους υπολογισμούς μία φορά με τα ετήσια σύνολα και ξανά με τις πληρωμές ανά ημερομηνία. Πρέπει να περιγράφουν τις ίδιες δεσμεύσεις. Κράτα μαζί το συμφωνημένο αντικείμενο και το πρόγραμμα πληρωμών, ώστε να συγκρίνεις μεταγενέστερες αλλαγές με την αρχική συμφωνία. Το επόμενο βήμα είναι να συμπληρώσεις έναν προϋπολογισμό με πραγματικές γραπτές τιμές πριν εγκρίνεις την εργασία.

Σχετικοί όροι του γλωσσαρίου

• Εφάπαξ κόστη
• Επαναλαμβανόμενα κόστη
• Μηνιαία κατανάλωση μετρητών
• Αποθεματικό μετρητών
• Προϋπολογισμός κινδύνου

Δες επίσης

• Έχω την οικονομική δυνατότητα να ανοίξω επιχείρηση;
• Υπολογιστής κόστους εκκίνησης