Ο προϋπολογισμός μιας επιχείρησης γίνεται χρήσιμος όταν μπορείτε να εξηγήσετε γιατί τα χρήματα στην τράπεζα διαφέρουν από το ποσό που περιμένατε. Σε μια νέα επιχείρηση υπηρεσιών, μία καθυστερημένη πληρωμή πελάτη και ένας υψηλότερος λογαριασμός προμηθευτή μπορούν να αλλάξουν την απόφαση δαπανών του επόμενου μήνα. Το παράδειγμα παρακολουθεί αυτή την αλλαγή στους πρώτους τρεις μήνες.
Όλα τα ποσά είναι υποθετικά, εκφράζονται σε USD και χρησιμοποιούνται μόνο για την εξήγηση των υπολογισμών. Δεν αποτελούν τιμές αγοράς ή προτεινόμενα όρια δαπανών. Το παράδειγμα καλύπτει τα μετρητά της επιχείρησης πριν από φόρους, χρηματοδότηση και αναλήψεις του ιδιοκτήτη. Προσθέστε αυτά τα στοιχεία πριν εφαρμόσετε τον υπολογισμό στη δική σας περίπτωση, με συμβουλές κατάλληλες για τη χώρα σας όπου χρειάζεται.
Όλα τα ποσά εξαιρούν τους φόρους επί των πωλήσεων, όπως ο ΦΠΑ, και τον φόρο εισοδήματος.
- Ορίστε το πεδίο πριν εισαγάγετε αριθμούς
- Καταγράψτε τις αρχικές υποχρεώσεις
- Καταρτίστε τον αρχικό προϋπολογισμό μετρητών τριών μηνών
- Συγκρίνετε τον πρώτο μήνα με όσα συνέβησαν
- Διατηρήστε τον προϋπολογισμό και ενημερώστε την πρόβλεψη
- Ελέγξτε την παραδοχή πληρωμής πριν δεσμεύσετε χρήματα
- Χρησιμοποιήστε τον έλεγχο για μία απόφαση δαπανών
- Επαναλάβετε τον ίδιο έλεγχο κάθε μήνα
- Σχετικοί όροι του γλωσσαρίου
- Δείτε επίσης
Ορίστε το πεδίο πριν εισαγάγετε αριθμούς
Η υποθετική επιχείρηση εκτελεί μικρές εργασίες συντήρησης ιστοσελίδων. Ο ιδιοκτήτης διαθέτει ήδη κατάλληλο υπολογιστή, εργάζεται από το σπίτι και ξεκινά με 4 000 για την επιχείρηση. Οι αποταμιεύσεις του νοικοκυριού παραμένουν εκτός αυτού του ποσού. Κάθε ολοκληρωμένη εργασία αναμένεται να αποφέρει πληρωμή 500 και απαιτεί εξωτερική υποστήριξη 100, που πληρώνεται τον ίδιο μήνα.
Ο ιδιοκτήτης σχεδιάζει τέσσερις εργασίες τον πρώτο μήνα, έξι τον δεύτερο και οκτώ τον τρίτο. Πρόκειται για παραδοχές και όχι επιβεβαιωμένες πωλήσεις. Κάθε εργασία απαιτεί πέντε ώρες του ιδιοκτήτη, οπότε η εκτέλεση καταλαμβάνει αντίστοιχα 20, 30 και 40 ώρες. Οι πωλήσεις, η διαχείριση και οι διορθώσεις χρειάζονται επιπλέον χρόνο. Ελέγξτε ότι το πρόγραμμά σας χωρά και τις δύο κατηγορίες πριν υιοθετήσετε έναν στόχο πωλήσεων.
Αυτός είναι προϋπολογισμός μετρητών για την περίοδο εκκίνησης. Κρατήστε ξεχωριστό αρχείο τιμολογίων και λογιστικού κέρδους. Οι αγορές εξοπλισμού, οι καθυστερήσεις πληρωμών και οι αναλήψεις του ιδιοκτήτη μπορούν να επηρεάζουν τα μετρητά διαφορετικά από το κέρδος των λογιστικών βιβλίων.
Καταγράψτε τις αρχικές υποχρεώσεις
Οι αγορές εκκίνησης ανέρχονται συνολικά σε 1 000: 700 για μια απλή ιστοσελίδα και 300 για ρύθμιση λογισμικού. Οι μηνιαίες υποχρεώσεις είναι 250 για λογισμικό, 150 για ασφάλιση και διαχείριση και 200 για μια δοκιμή μάρκετινγκ. Συνολικά είναι 600 κάθε μήνα. Οι κατηγορίες είναι ενδεικτικές και σκόπιμα απλουστευμένες.
Σημειώστε τον προμηθευτή, την ημερομηνία πληρωμής και τους όρους ακύρωσης δίπλα σε κάθε ποσό. Μια ετήσια συνδρομή που πληρώνεται προκαταβολικά ανήκει στον μήνα πληρωμής σε αυτόν τον υπολογισμό μετρητών. Η κατανομή της σε δώδεκα ίσες εκροές θα υπερεκτιμούσε τα χρήματα που είναι διαθέσιμα στην αρχή.
Ξεχωρίστε τα εφάπαξ κόστη από τα επαναλαμβανόμενα κόστη. Βάλτε τα 100 υποστήριξης ανά εργασία σε ξεχωριστή γραμμή, επειδή η πληρωμή αλλάζει ανάλογα με τον όγκο εργασίας. Έτσι εξηγούνται ευκολότερα οι μεταγενέστερες αποκλίσεις.
Καταρτίστε τον αρχικό προϋπολογισμό μετρητών τριών μηνών
Το αρχικό σχέδιο υποθέτει ότι οι πελάτες πληρώνουν τον μήνα ολοκλήρωσης των εργασιών τους. Οι αγορές εκκίνησης γίνονται τον πρώτο μήνα. Ο πίνακας δεν περιλαμβάνει επιπλέον εισφορές κεφαλαίου, δάνεια ή αναλήψεις.
| Προϋπολογισμός μετρητών σε USD | Μήνας 1 | Μήνας 2 | Μήνας 3 |
|---|---|---|---|
| Αρχικό υπόλοιπο | 4 000 | 4 000 | 5 800 |
| Ολοκληρωμένες εργασίες | 4 | 6 | 8 |
| Πληρωμές που εισπράχθηκαν | 2 000 | 3 000 | 4 000 |
| Πληρωμές εξωτερικής υποστήριξης | 400 | 600 | 800 |
| Μηνιαίες υποχρεώσεις | 600 | 600 | 600 |
| Αγορές εκκίνησης | 1 000 | 0 | 0 |
| Σύνολο εκροών | 2 000 | 1 200 | 1 400 |
| Τελικό υπόλοιπο | 4 000 | 5 800 | 8 400 |
Κάθε αρχικό υπόλοιπο μεταφέρει το τελικό υπόλοιπο του προηγούμενου μήνα. Ελέγχετε αυτή τη σύνδεση κάθε φορά που αλλάζετε ημερομηνία είσπραξης ή πληρωμής.
Τελικό υπόλοιπο = αρχικό υπόλοιπο + πληρωμές πελατών που εισπράχθηκαν - εκροές μετρητών.
Ο πρώτος μήνας κλείνει με 4 000 + 2 000 - 2 000 = 4 000. Ο δεύτερος κλείνει με 4 000 + 3 000 - 1 200 = 5 800. Ο τρίτος κλείνει με 5 800 + 4 000 - 1 400 = 8 400. Συμφωνεί και ο υπολογισμός ολόκληρου του τριμήνου: 4 000 + 9 000 - 4 600 = 8 400.
Συγκρίνετε τον πρώτο μήνα με όσα συνέβησαν
Ας υποθέσουμε ότι η επιχείρηση ολοκληρώνει και τις τέσσερις προγραμματισμένες εργασίες. Τρεις πελάτες πληρώνουν από 500, ενώ ο τέταρτος πληρώνει τον δεύτερο μήνα. Η εξωτερική υποστήριξη κοστίζει 120 ανά εργασία αντί για τα προβλεπόμενα 100. Οι υπόλοιπες δαπάνες συμφωνούν με το αρχικό σχέδιο.
| Μήνας 1 (USD) | Προϋπολογισμός | Πραγματικό | Πραγματικό μείον προϋπολογισμός |
|---|---|---|---|
| Πληρωμές που εισπράχθηκαν | 2 000 | 1 500 | -500 |
| Πληρωμές εξωτερικής υποστήριξης | 400 | 480 | +80 |
| Μηνιαίες υποχρεώσεις | 600 | 600 | 0 |
| Αγορές εκκίνησης | 1 000 | 1 000 | 0 |
| Σύνολο εκροών | 2 000 | 2 080 | +80 |
| Τελικό υπόλοιπο | 4 000 | 3 420 | -580 |
Το πραγματικό τελικό υπόλοιπο είναι 4 000 + 1 500 - 2 080 = 3 420. Η απόκλιση των 580 έχει δύο αιτίες: δεν έχουν εισπραχθεί ακόμη 500 και οι δαπάνες ξεπέρασαν το σχέδιο κατά 80. Απόκλιση δαπάνης +80 είναι εδώ δυσμενής. Το θετικό πρόσημο δεν σημαίνει αυτόματα καλό αποτέλεσμα.
Κρατήστε τα απλήρωτα 500 στη λίστα τιμολογίων μαζί με την ημερομηνία λήξης. Καταγράψτε την είσπραξη μόνο όταν πληρώσει ο πελάτης. Αν μετρήσετε τόσο το εκδοθέν τιμολόγιο όσο και τη μεταγενέστερη πληρωμή ως εισροές μετρητών, θα μετρήσετε την ίδια πώληση δύο φορές.
Διατηρήστε τον προϋπολογισμό και ενημερώστε την πρόβλεψη
Αφήστε τον αρχικό προϋπολογισμό ορατό. Προσθέστε ξεχωριστή στήλη πρόβλεψης με βάση τα πιο πρόσφατα δεδομένα. Το Business.gov.au διακρίνει προϋπολογισμό και πρόβλεψη: η πρόβλεψη χρησιμοποιεί τρέχουσες πληροφορίες.
Στο παράδειγμα, έξι και οκτώ εργασίες παραμένουν εφικτές τον δεύτερο και τον τρίτο μήνα. Τα καθυστερημένα 500 αναμένονται τον δεύτερο μήνα και η υποστήριξη κοστίζει πλέον 120 ανά εργασία. Ο ιδιοκτήτης μειώνει επίσης τη δοκιμή μάρκετινγκ από 200 σε 100 μηνιαίως, κατεβάζοντας τις υποχρεώσεις από 600 σε 500. Η εξοικονόμηση προϋποθέτει ότι η μείωση δεν αλλάζει τον αριθμό εργασιών. Ελέγξτε αυτή την εξάρτηση στο δικό σας σχέδιο.
| Ενημερωμένη πρόβλεψη σε USD | Μήνας 2 | Μήνας 3 |
|---|---|---|
| Αρχικό υπόλοιπο | 3 420 | 5 700 |
| Πληρωμές τρεχουσών εργασιών | 3 000 | 4 000 |
| Είσπραξη τιμολογίου μήνα 1 | 500 | 0 |
| Πληρωμές εξωτερικής υποστήριξης | 720 | 960 |
| Μηνιαίες υποχρεώσεις | 500 | 500 |
| Τελικό υπόλοιπο | 5 700 | 8 240 |
Ο δεύτερος μήνας κλείνει με 3 420 + 3 000 + 500 - 720 - 500 = 5 700. Ο τρίτος κλείνει με 5 700 + 4 000 - 960 - 500 = 8 240.
Σε όλο το τρίμηνο, η υποστήριξη κοστίζει 360 περισσότερο από το σχέδιο: 18 εργασίες × 20. Η μείωση του μάρκετινγκ εξοικονομεί 200. Το αναθεωρημένο τελικό υπόλοιπο είναι επομένως 8 400 - 360 + 200 = 8 240. Το καθυστερημένο τιμολόγιο αλλάζει τον χρόνο είσπραξης, αλλά όχι τις συνολικές εισπράξεις του τριμήνου αν πληρωθεί σύμφωνα με την παραδοχή.
Ελέγξτε την παραδοχή πληρωμής πριν δεσμεύσετε χρήματα
Μεταφέρετε την καθυστερημένη πληρωμή μετά τον δεύτερο μήνα, αφήνοντας όλες τις άλλες παραδοχές ίδιες. Το τελικό υπόλοιπο πέφτει σε 5 200 τον δεύτερο μήνα. Αν το τιμολόγιο παραμένει απλήρωτο και στο τέλος του τρίτου μήνα, εκείνος κλείνει με 7 740. Αποφύγετε να χρηματοδοτήσετε μια μη αναστρέψιμη αγορά με χρήματα των οποίων η ημερομηνία είσπραξης είναι αβέβαιη.
Τα μηνιαία σύνολα μπορούν επίσης να κρύψουν προσωρινή έλλειψη χρημάτων. Προσθέστε εβδομαδιαίες ημερομηνίες πληρωμών όταν μεγάλοι λογαριασμοί προηγούνται των εισπράξεων πελατών. Ένα θετικό υπόλοιπο στο τέλος του μήνα δεν εγγυάται θετικό λογαριασμό κάθε προηγούμενη ημέρα. Ο κρατικός οδηγός ταμειακών ροών εξηγεί τα αρχικά και τελικά υπόλοιπα.
Χρησιμοποιήστε τον έλεγχο για μία απόφαση δαπανών
Για αυτόν τον υποθετικό ιδιοκτήτη, η άμεση απόφαση είναι να μειώσει τη δοκιμή μάρκετινγκ και να αναβάλει τις προαιρετικές αγορές μέχρι να πληρωθεί το καθυστερημένο τιμολόγιο. Διατηρεί χρηματοδοτημένη την εκτέλεση των εργασιών και ελέγχει αν η μικρότερη δοκιμή επηρεάζει τα νέα αιτήματα. Αν γίνουν πιθανές λιγότερες εργασίες, η επόμενη πρόβλεψη πρέπει να χρησιμοποιήσει αυτόν τον μικρότερο όγκο.
Το αποθεματικό μετρητών και ο προϋπολογισμός ρίσκου εξαρτώνται από τις συνθήκες σας. Το υπόλοιπο των 3 420 στο παράδειγμα δεν είναι καθολικά ασφαλές επίπεδο. Τα έξοδα διαβίωσης του ιδιοκτήτη και οι φόροι παραμένουν εκτός, οπότε ο υπολογισμός δεν καθορίζει για πόσο μπορεί να ζήσει από την επιχείρηση.
Επαναλάβετε τον ίδιο έλεγχο κάθε μήνα
Αποθηκεύστε το αρχικό σχέδιο, συμφωνήστε τις πραγματικές εισπράξεις και πληρωμές με τις τραπεζικές κινήσεις, εξηγήστε κάθε ουσιώδη διαφορά και ενημερώστε τους επόμενους μήνες. Αναθέστε κάθε αλλαγμένη παραδοχή σε έναν υπεύθυνο και ορίστε επόμενη ημερομηνία ελέγχου. Κρατήστε τις μηνιαίες εκροές ορατές δίπλα στις επερχόμενες υποχρεώσεις πληρωμής.
Το επόμενο βήμα είναι να αντικαταστήσετε τον αριθμό εργασιών, τις ημερομηνίες πληρωμής και τα ποσά προμηθευτών του παραδείγματος με δικά σας στοιχεία. Υπολογίστε ξανά τα τελικά υπόλοιπα και ελέγξτε ότι καθένα γίνεται το επόμενο αρχικό υπόλοιπο. Ένας προϋπολογισμός που μπορείτε να συμφωνήσετε δίνει συγκεκριμένη βάση για την επόμενη απόφαση δαπανών.